5s módszer összefoglaló 7 pontba szedve

Olvasási idő 5 perc

Az állandóan változó gazdasági helyzettel sok szervezet rendszeresen módosítja forrásait az üzleti stratégiához való igazodás érdekében. Ez gyakran azt eredményezi, hogy kevesebb erőforrással kell több munkát elérni. A sikeresség fenntartása érdekében a vállalkozásoknak hatékonyabbá kell válniuk, illetve csökkenteniük kell a pazarlást.

Meg kell találnod azokat a módszereket, amelyekkel rövidebb idő alatt olcsóbban meg tudod csinálni azt, ami épp aktuális. Ennek egyik módja az 5S alapelvek használata. Az 5S alapelvek nagyon konstruktívak a pazarlás azonosításában és eltávolításában, valamint a hatékonyság növelésében.

Tartalomjegyzék

Az 5S módszer alapelvei

Használatának célja a minőségi, és rendezett munkakörnyezet megteremtése. Sokan a renddel és tisztasággal asszociálnak, azonban ennél többről szól.

Az 5S módszer egy szabványosított folyamat, amely megfelelő megvalósításával megteremti és fenntartja a szervezett, biztonságos, tiszta és hatékony munkahelyet.

Az 5S vizuális megjelenéssel párosul, azaz minden környezetben látható lesz, ha az adott folyamat átalakul, ezáltal is könnyen észlelhetővé válik.

Lean 5s módszer jelentése

Seiri: a szükséges dolgok meghatározása, a szükségtelen dolgok eltávolítása.

Seiton: a dolgok szelektálása, azaz a pontos használati helyének megállapítása, kialakítása, feliratozása, jelölése, és könnyen használhatóságának elrendezése.

Seiso: munkakörülmények tisztítása és takarítása, valamint rendben tartása a munkahely és annak környezetében.

Seiketsu: szabvány kialakítása és annak elterjesztése a szervezetben, és a többi munkavállaló között.

Shitsuke: a kialakított munkakörnyezet fenntartása önfegyelem útján, hogy megmaradjon a szervezetben, és a rutinmunkák által ne vesszen el, hanem a jobbításra törekvés legyen a cél.

Az 5S módszer segít a pazarlás azonosításában és eltávolításában, valamint a hatékonyság növelésében

Az 5S módszer bevezetése és alkalmazása

Mielőtt valaki bevezeti hasznos megvizsgálni, hogy miért is van szükség az 5S módszerre?!

A mai üzleti életben való túlélés és a növekedés érdekében a költségeket ellenőrizni kell, és a hulladékot el kell kerülni, meg kell szüntetni amennyire csak lehetséges. Ezek a legfőbb indokok, amik felmerülnek az 5S bevezetése során.

Az 5S lépések megfelelő végrehajtása esetén bármilyen folyamatban vagy munkaállomáson azonosíthatóak és csökkenthetőek a hulladékok és pazarlás formái.

Mint minden folyamat során, a bevezetés a legnehezebb. Ezért – mint mindig – vezetői szinten kell megmutatni, hogy a kialakított rendszer működik, és érdemes használni. Így az üzleti célokat gyorsabban, könnyebben és hatékonyabban el lehet érni.

Az elsõ 3S gyakorlati lépést, az utolsó 2S pedig a rendszer fenntarthatóságának elérését szolgálja.

  1. Az 5S első lépése a válogatás. A válogatás során a csapatnak meg kell vizsgálnia az összes terméket, tárgyat, beleértve az eszközöket, kellékeket, ömlesztettáru-alkatrészeket stb. Az 5S-csoport vezetője felülvizsgálja és kiértékeli a csoport minden elemét. Meg kell vizsgálni milyen gyakran kerül használatra az adott eszköz. Hasznos az elején feljegyzetelni, mert meglepő dolgok, eredmények kerülhetnek a felszínre, hogy mi, mennyiszer kerül használatra.
  2. A használt dolgoknak meg kell találni a megfelelő helyét, majd oda kell helyezni. Ezért a gyakran használt eszközöket és kellékeket a kezelő közelében lévő közvetlen munkaterületen kell tárolni. Fontos egy kivágott formába helyezni a tárgyakat, amibe csak az adott eszköz, tárgy fér bele, így rendezett kialakítás lesz lehetséges, és a használat után oda kerül visszahelyezésre. Egy fiók, doboz esetén fel kell címkézni, mi és mennyi dolognak kell benne lenni, hogy könnyen áttekinthető legyen.
  3. Rend tartása, mert a nem rendben tartott munkakörnyezetben az eszközök hamarabb tönkremennek, és a nem tisztán tartott környezetben a balesetveszély is nagyobb.
  4. A következő lépés a standardizálás, azaz a munkautasítások kidolgozása. Ha nincs dokumentálva, kialakítva, oktatva és felügyelve, akkor idővel a dolgok visszaállnak az 5S előtti időbe, azaz újra előkerülnek a pazarlások akarva, akaratlanul.
    A munkakörnyezetet képekkel is vizualizálni kell a könnyebb azonosítás érdekében.
  5. A legnehezebb lépés az 5S fenntartása. Az időnkénti auditáláson, felülvizsgálaton keresztül a hibák feltárhatóak, és a szervezeti kultúra részévé tehetőek. Ezeken az eseményeken meg kell mutatni, hogy a munkavállaló előnyére válnak, mivel könnyebben tudnak dolgozni.
    Egy német gyárban való munkálkodásom során tapasztaltam, hogy a hangosbemondón hallható volt időközönként az 5S német jelentése, és köszönetet mondtak a munkavállalók együttműködéséért. A gyár mindig tiszta és rendezett  volt, és az emberek szerettek ott dolgozni. De ezért a dolgozók, és a vezetőség is tett.

5S módszer a irodában

Mivel szinte a telefon után a számítógépet használjuk legtöbbször, ezért fontos a számítógépen is alkalmazni az 5S módszert. 

Nézzük a pontokat:

  1. Válogatás- seiri
    Kezdésként a fontos adatok rendezéséhez hozd létre a mappákat! Nevezd el őket és a fájlokat az egyszerű visszakeresés érdekében! Hozz létre 4 mappát, mondjuk:
P – Projektmunka
C – Company céges infók
D – Development fejlődés, fejlesztés
O – Othersegyebek

2. Elrendezés – seiton
Ezután hozz létre több almappát, egy adott típusú adat tárolására! Korlátozd az almappákat a következő alszinten kevesebb, mint 5-nél!

Ha kisebb a projekt, akkor arról itt találsz információt, hogy hogyan rendezd az adatokat, e-maileket…

Sőt, ha feltorlódnának az e-mailek arra is található ötlet, hogyan rendezz, és végezz az összes e-maillel 5 perc alatt, hogy megnyugodhass, nem is olyan sok az e-mail amit kaptál.

3. Takarítás- seiso:
Rendszeresen tisztítsd meg a felesleges adatokat! Kéthetente egyszer nézd át a mappákat és az almappákat, hogy megszabadulj a szükségtelen vagy nem használt fájloktól és mappáktól!

4.Standardizálás – Standardize:
Azaz bármikor adatot mentesz, vagy hozol létre, az első három pontot kövesd! Hozz létre egy szokást, hogy 100% -ban kövesse a fenti 3S-t! Alkoss folyamatdokumentumot, amely részletezi a referenciadokumentumként szolgáló fájlok és mappák elnevezését, felépítését és karbantartási ütemtervét! Oszd meg ezt a dokumentumot munkatársaiddal!

5. Fenntartás – shitsuke:
Havonta végezz nagy ellenőrzéseket annak biztosítása érdekében, hogy a meghatározott eljárásokat gondosan betartod-e te is, és a munkatársaid is! Ha közös mappában, felhőben dolgoztok, akkor könnyen végrehajtható.

Ma már a felhők korában élünk, és már szinte végtelen mennyiségű dokumentumot tudunk előállítani, csak nehezen tudjuk kezelni. Ez még inkább így lesz a jövőben, és lesz, hogy nehezen tudjuk keresni a sok adat közül azt, amire szükségünk van.

Egy autótervezési projekt keretében az egész jármű adatbázisa, struktúrája már egy nagy, de nem bonyolult rendszer szerint van felépítve, ahol minden adatbeviteli módszer pontosan meg van határozva, hogyan, mit hova kell menteni. És ha nem úgy csinálod ahogy kell, hamar kiderül.

5S módszer magyarul, angolul, németül

Japánmagyarangolnémet
seiriszelektálássortingSortieren
seitonelrendezéssetting in orderSelektieren
seisotakarításshiningSauberkeit
seiketsustandardizálásstandardizingStandardisieren
shitsukefenntartássustainingSelbstdisziplin

A hatodik elem a safety, azaz biztonság, amit még az 5s módszer esetében szoktak alkalmazni. Fontos a balesetek elkerülése a megfelőlen rendezett ergonómián keresztül.

Egy kis humor:Németül sokszor hallani azt a szóviccet, hogy az egyik hiányzó, vagy a hatodik eleme az 5s-nek a Selbstverteidigung, ami angolul self-defense, amit sokszor úgy használnak, hogy önvédelem, azaz nem én voltam, hanem valaki más, én itt sem voltam.

5S Veszteségek az irodában


Lean pazarlásGyártásIrodaIT/fejlesztés
1.KészletekFélkész termékekBefejezetlen projektekRészben elvégzett programozás
2.Felesleges mozgásokExtra kézmozdulatokKézi mappák, író és rajzoló eszközök kereséseFelesleges munkacsere, munkaátadás
3.TúltermelésTöbb termék, vagy túl korai gyártásaTöbb információ amire szükség vanExtra funkciók, ami nem kerül használatra
4.SzállításAnyagok, alkatrészek szállításaAláírások hosszadalmas megszerzéseFeladatváltás két projekt között, és az információ átadása másnak
5.VárakozásVárakozás információra, utasításra, anyagraVárakozás aláírásokra, utasításokraMegszakítások projektváltás által Információ megtalálása
6.Túlmunkálás, felesleges folyamatok, csúszásTúl szigorú tűrések alkalmazásaManuális adatbevitel megismétlése Elavult, nem megfelelő szoftverekExtra kódolás, mert nem volt érthető a pontos specifikáció Újradolgozás a feladaton, mert nem volt egyértelmű a specifikáció
7.Hiba / selejtNem megfelelően megmunkált termékek Utómunka végzéseEllenőrző lista hiánya Elveszett fájlok Rosszul nevezett fájlokKésőbb fellépő kódok kijavítása

5S, mint japán módszer?

Sokan a japánokhoz kötik az 5S fogalmát, azonban Henry Ford volt a megalkotója. Taiichi Ohno  tanulmányozta a Ford technikáit és módszereit, hogy elkészítse a japán autógyártás általánosan elismert gyártási módszereit.

Amit fontos tudni: Henry Ford az mellett, hogy a tökéletes termékre törekedett, nem szerette a pazarlást.

Nem koncentrált arra, hogy az emberek keményebben dolgozzanak. Azt akarta, hogy az emberek, és egész vállalkozása okosabban működjön.

Ford több területen javította saját autógyártását.
Ilyen volt a standardizálás, tehát mindig mindent ugyanúgy szereltek.
Megfigyelte, hogy sok felesleges mozgás volt, ezért mindent úgy alakított át, hogy minimális lépések, és mozdulatok legyenek.
Felfedezte, hogy a fel nem használt maradék anyagokat újra tudta hasznosítani.
Kisebb alkatrészeket hegesztett össze ahelyett, hogy nagy, bonyolult öntvényeket használ.
Tudta, hogy nem kell nagy raktárkészletet tárolni.
Amint tudjuk, Ford csak T modellt gyártott és ott alkalmazta az 5S-t. Viszont az 5S valódi megalkotását és bevezetését már japánok vitték a köztudatba, hogy tudjanak a változó vevői igényeknek is megfelelni. 

5S összefoglaló

Az 5S bevezetése és használata egy szervezetben csökkenti a túlzott mozgást és az eszközök keresésére fordított időt. Az 5S módszertan vizuális aspektusa szintén nagyon hatékony. Ha mindennek van hely, könnyebb észlelni valamit, ami hiányzik vagy helytelenül van. A tiszta munkaterület segít felhívni a figyelmet az esetleges problémákra vagy biztonsági veszélyekre. 

Az embereket arra ösztönzi, hogy figyeljenek a problémákra és foglalkozzanak velük, így pozitív változást eredményezhet a szervezeti kultúrában. 

Ezért egy nagyobb Lean kezdeményezés részeként vagy önálló eszközként végrehajtott 5S alapelvek csökkenthetik a hulladékmennyiséget, javíthatják a minőséget, elősegíthetik a biztonságot és folyamatos fejlesztéshez vezethet.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,876RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen