A varázslatos Gantt diagram készítése

Olvasási idő 4 perc

Mi az a Gantt diagram?

Egyszerűen fogalmazva, az idővel ellátandó feladatok vizuális megjelenítése. Célja, hogy egy egyszerű áttekintésben segítsen megtekinteni a projekt kezdetének és végének dátumát és a közte elvégzendő feladatokat vizuális megjelenítésén keresztül.

A segítségével megjeleníthető:

  • projekt kezdete,
  • projekt feladatai,
  • ki dolgozik, melyik feladatnál,
  • mikor kezdődnek és fejeződnek be a feladatok,
  • mennyi ideig akar minden feladatot megtenni,
  • a feladatok átfedése és összekapcsolása egymással,
  • projekt befejezésének dátuma.

Leggyakrabban kétféle módon készíthető. Táblázatkezelőben, vagy pedig egy szoftver segítségével. Projekttervezés során fontos szerepe van a diagramnak.

Ki használja?

Ma már szinte mindenki használja, hogy vizualizálja a feladatait. Ajánlatos:

  • projektmenedzsereknek,
  • vezetőknek,
  • csapat- és csoportvezetőknek,
  • menedzsereknek,
  • marketing menedzsereknek,
  • vezérigazgatóknak,
  • … és bárkinek, aki egy átfogó képet szeretne a projekt idővonaláról.

Mennyire szokott nálatok az időtervezés működni a projekt során?

Mi a feltétele a Gantt diagram készítésének?

Sok évvel ezelőtt még csak projektmenedzserek készítettek Gantt diagramot, de manapság már bárkinek szüksége lehet, hogy létrehozza. Ebben nagy segítségre van az Excel és a szoftverek.

Azt fontos megjegyezni, hogy számos esetben becslés alapján készül, de az ehhez szükséges tapasztalat megszerzéséhez idő kell. A szakmádban jártasnak kell lenned, hogy meg tudd tervezni, becsülni, hogy egy feladat mennyi ideig tart. Ezt a múltbéli tapasztalatod alapján tudod megtenni. Adott feladat idejének a becslése és a kritikus út megtervezése nagyon fontos. Komplex dolgokat kell átlátni a Gantt diagram tervezés során, hogy például melyik feladat melyik után tud csak következni.

Munkaütemezés

Mielőtt készítenél egyet, a projektet kisebb, általában homogén komponensekre kell bontani, amelyek mindegyikét tevékenységnek vagy feladatnak nevezünk.

A projekt lebontására nincs teljesen helyes vagy helytelen mód, azonban a tervezéskor kiegyensúlyozott megközelítést kell alkalmaznod, és ésszerű számú olyan tevékenységre kell bontanod, amelyek könnyen mérhetők és szabályozhatók anélkül, hogy túlságosan részletesek lennének.

Egy tevékenység, vagy egy feladat lehet olyan nagy, mint egy épület alapjainak lerakása, vagy olyan kicsi, mint egy ajtó berakása egy helyiségbe. Az egyes tevékenységek időtartamát meg kell becsülni. Ahogy említésre került, ezért szükséges hozzá múltbéli tapasztalat, hogy meg tudd becsülni, hogy egy folyamat mennyi ideig tart.

Fontos teendők tervezése során:

  • homogén komponensekre kell bontani a feladatokat
  • olyan tevékenységre kell bontani, amelyek könnyen mérhetők
  • az egyes tevékenységek időtartamát meg kell becsülni

Az ijfú projekttitán könyvhöz ajándék Gantt diagram varászló

  • egyszerű kezdő és végdátum megadásával vizualizálható a feladat
  • kezdő és elvégzendő nap megadásával is lehetséges
  • állapotjelzés funkció be lett építve
  • aktuális dátum opcionálisan beállítható
Gantt diagram letölthető
Gantt diagram letölthető

25

Kattinst a ide és tudj meg többet a könyvről

Ha van sok időd akkor elkészítheted magad egy hasonló diagramot vagy módosítatód a meglévőt.

Ez a diagram FELTÉTELES FORMÁZÁS-sal és a HA, ÉS, VAGY képletekkel hozható létre.

Miután leöltötted így használd az Excel mintát!

Az alábbi mintát azért hoztam létre, mert nekem is sokszor grafikusan meg kellett mutatnom, hogy hogyan lesz az adott projekt teljesítve.

Ez a Gantt diagram Excelben készült egy képlettel és feltételes formázással.

A diagram működése

Kezdő és befejező dátum megadása.
Csak be kell írni a kezdő dátumot. Utána beírható, hogy mikorra kell elvégezni a feladatot.

Másik lehetőség az idősáv vizualizálása képleten keresztül, hogy mennyi nap áll rendelkezésre az elvégzéshez, és hozzá kell adni a kezdő nap értéket. Ez egy egyszerű összeadással megoldható.

Egyszűen modósítható dátum az összeadás képlettel

Állapotjelzést be kell állítani, hogy befejezve vagy folyamatban az adott folyamat.

Ha folyamatban akkor piros lesz, ha befejezve, akkor pedig zöldre át lehet váltani a színt.

FONTOS: Ha nincs beállítva az állapot, akkor az idősáv nem jelenik meg.

Új sor beszúrása esetén a cellákat be kell másolni egy másik cellából! Ezt egyszerűen egy mozdulattal meg lehet tenni. A felette lévő sorból lefelé kell másolni a cellát, utána pedig majd jobbra az adott sorba! A képlet automatikusan frissíti az állapotjelző színt.

A hónapok, napok és hét közbeni napok könnyen módosíthatók, csak át kell másolni és jobbra húzni az adott hónap napjait.

Mindig a napok számát kell átállítani. Célszerű a hónap első napjával kezdeni és utána jobbra húzni.

A hónap megnevezése felül automatikusan frissül a hónap első napjához.

 

Gantt diagram készítése Excelben és szoftveres összehasonlítás

Te is készíthetsz magadnak egy táblázatkezelőben, de ennek több hátránya is van. Ha csak vizuálisan színezed, x-eled be az elvégzendő feladatokat, akkor nehéz módosítani, újra át kell gondolni az elejétől. Ha pedig képletekkel dolgozol, akkor viszont lehetséges, hogy egy módosítás során a képletek már nem működnek.

Ha megteheted akkor használj szoftvert! Jelenleg már nagyon sok szoftver elérhető, ami felhő alapon is már használható, így bármikor szinkronizálható és megosztható a csapattal.

Egy kis plusz információ: miért hívják Gantt diagramnak?

Henry Laurence Gantt, egy amerikai gépészmérnök és vezetői tanácsadó, aki az 1910-es évek környékén tervezte meg a diagramot.

Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,870RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen