hétfő, március 30, 2020

Akcióterv készítése 5 fontos szempont alapján

Olvasási idő 4 perc

Van sokféle akcióterv. Fontos megkülönböztetni a jegyzőkönyvet az akciótervtől.

Nem minden jegyzőkönyv akcióterv, de ami kimondott akcióterv, az nagyobb prioritást élvez, mint más jegyzőkönyvek.

Mi az akcióterv?

A projektmenedzsmentben az akcióterv, vagy hivható cselekvési terv,  szó szerint lépések sorozata, cselekvési terv amelyet meg kell tenni a projekt részcéljának elérése érdekében. 

Van, aki arra használja, hogy elkezdje a projektet megtervezni, azonban az egy hosszabb és másabb folyamat, és arra különfélébb eszközök alkalmasak. 

Amikor előkerül az akcióterv, akkor gyorsan, kell egy problémát, fellépő veszélyt elhárítani. 

Lehetséges, hogy valami fejlesztés nem úgy sikerült, és gyorsan ki kell javítani, vagy valami meghibásodott, és meg kell tervezni az elem kicserélésének lépéseit. 

Az akcióterv nem azt jelenti, hogy a cselekvési terv egy egyszerű „tennivaló” lista, amely nagyon általános felsorolása lehet azoknak a dolgoknak, amelyekre szükség van a végrehajtáshoz. A cselekvési terv konkrét, és csak egy projekthez kapcsolódik, nem pedig a külső feladatokhoz.

Jegyzőkönyv vs. akcióterv

A jegyzőkönyvet arra használjuk, hogy egyszeri alkalommal (kick-off megbeszélés), vagy ismétlődő rendszerességgel írjuk benne a projektfeladatokat, ki, mikor, mit csinál.

Az akcióterv ezzel szemben azt jelenti, hogy akció van, azaz valamilyen esemény történt, ami keretében nagyobb figyelmet kell szentelni az adott feladatnak a projekt során. Ebben az esetben nagyobb figyelmet kap az egész folyamat. A lényeg, hogy gyorsan kell cselekedni.

Akcióterv felépítése

A lényeg, hogy az akciótervnek nem kell a legszebb dokumentumformátumnak lennie. Ha nincs minta, az nem baj, mert az adott eseményhez kerül kialakításra a formája.

A lényege a tartalmi információ, ami benne van. Azaz KI, MIKOR, MIT CSINÁL.

Mivel minden fontos a cselekvési tervben, ezért nem kerül semmi prioritás alá. Általában kevés feladatból áll, de konkrétan meg van határozva, kinek mit kell elvégezni, és csak arra az egy, vagy néhány feladatra fókuszál 100%-ban.

KI: konkrétan határozd meg,hogy ki végzi el a feladatot!

MIT:  légy alapos! Minél részletesebb, annál jobb, mivel mindig ki van fejtve, hogy mi, és mi nem szükséges. 

MIKORRA: kell a kezdő dátum, azaz amikor megírtad az akciótervet, és amikor összeültetek. Ez elég a címsorba. Szóval legyen egy konkrét dátum, hogy mire kell elkészülnie. Itt az órák nem számítanak, az adott időpontra szükséges végrehajtani.

Akcióterv készítése 5 lépésben

  • Hívj össze azonnal minden releváns embert
  • Hozz létre egy egyszerű listát, ami egyértelmű mindenki számára, vetítsd ki
  • Bontsd le pontosan mi a feladat, itt nincs idő, hogy “nem úgy értettem”
  • Mindig rendelj egy feladathoz egy felelős személyt
  • Add meg pontosan mire kell elkészülni, és már egy nappal előtte kérdezz rá

Tervezd meg az idősávot is!

Mivel ez egy nem várt esemény, és sokszor felmerül, hogy a beírt dátumokat vizualizáni is kell. Erre segítségedre lehet a Gantt diagram.

Ezzel tökéletesen vizualizálni tudod a lépéseket, és neked is egy segítség, hogy könnyebben nyomon kövesd a feladatokat.

Itt tudsz letölteni egy automatikusan frissülő idősávos Gantt diagramot.

Akcióterv készítés minta

Az ifjú projekttitán című könyv egyik fejezetéből lett kiemelve egy rész, és két mintán keresztül bemutatva. 

Az első egy általánosabb a meglévő formátumú minta, ami hasonlít egy jegyzőkönyvre. A második egy konkrét akcióterv típusú, ami az adott rész feladatához lett létrehozva.

Ha akcióterv mintára van szükséged, használd a második típust!

Részlet a könyvből:

– Kétféle táblázatot szoktunk használni – tett Alex elé két lapot a nyúl. – Ezt itt action plannek hívjuk, átvettük az angol nevét, ez nagyjából azt jelenti, cselekvési terv. Komplexnek néz ki, de sokkal egyszerűbb kitölteni és átlátni, mint az előbbi formátumot. A táblázatban a tényeket és a teendőket rögzítjük. Van rá egy általános formátumunk, ez az.

Rob az alábbi táblázatot tolta Alex orra alá:

– Mondjuk ez elég széles – jegyezte meg Alex. – Szerintem a „jegyzet” rész, ami úgyis szöveges, lehetne a jegyzőkönyv első része, és akkor alatta lenne egy táblázat, amiben csak feladatok vannak, meg felelősök.

– Az is jó megoldás. Meg itt van egy másik, én ezt szeretem használni, ha egy adott témát beszélünk meg felső szinten, és részleteiben is.

Rob a másik táblázatra mutatott. Így nézett ki:

– Ez tényleg jobban és összeszedettebben néz ki, sokkal jobban látom, kinek, mit, és mikorra kell elvégeznie – jegyezte meg Alex.

– Ezt a táblázatot táblázatkezelőben rögzítjük, nem szövegszerkesztőben. Bármelyik témához egyszerű hozzáadni egy új feladatot, mert bárhová beszúrhatsz egy új sort. Amikor egy téma lezárásra kerül, akkor a státuszba beírjuk, hogy „lezárva”, majd elrejtjük a sort.

– Aha, szóval nem kitöröljük, hanem csak eltesszük szem elől. Visszakereshető marad, mint az archív mappa.

– Így van! – bólogatott Rob. – A táblázatkezelő ráadásul arra is jó, hogy használhatjuk a szűrési funkciót. Tehát a felelősök oszlopában rászűrhetsz a monogramokra és látod, kinek mennyi nyitott pontja van a listában, és az adott felelősnek melyik témája nincs még lezárva.

Akcióterv készítés összefoglaló

A lényeg, hogy határozd meg konkrétan KI, MIKOR, MIT CSINÁL! Légy határozott, és koncentrálj nagyon a feladatok kiosztása során! Amikor az akcióterv szó előkerül, akkor az már azt jelenti, hogy valaki eszkalált, és egy adott feladatra gyorsan kell megtalálni a megoldást.

Ha a fenti pontokat követed, akkor bárhol, bármikor tudod használni. 

Munkát keresel?
Töltsd fel az önéletrajzod!
Kattints ide!

Csilinkó Ádám
Szeretek projektekben dolgozni, mert változatosak. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Dolgoztam Németországban, Svédországban, Ausztriában és Japánban. A blog azért jött létre, hogy a tapasztalataimat, gondolataimat megosszam a projektmenedzsment és projektvezetés terén.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon

2,789RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen