A delegálás művészetének elsajátítása és lépései 6 lépésben

Olvasási idő 3 perc

Tudni, hogy nem tudsz mindent elvégezni, az már egy hasznos felismerés, azonban a mikromenedzselés és a feladatok delegálása egy külön művészet.

Olvass praktikus tippeket arról, hogy hogyan add át a kis feladatokat, és fókuszálj a nagyra!

Mi a delegálás?

Fontos az elején figyelembe venni, hogy a delegálás nem a feladatok kiosztása, hanem a saját feladatunk átruházása másra.

Nem szabad azzal összekeverni, amikor feladatot adunk a munkatársainknak. Feladat átadása, kiosztása az, ami az ő feladatok.
A delegálás nem más, mint a mi feladatunk átadása másnak.

A tökéletes delegálás lépésének 6 pontja

Az elején, amikor elsajátítod a lépéseket, néhány percig el kell gondolkodnod azon, hogy kinek és hogyan add át a munkát, de mint minden más módszer esetében, ez is csak a gyakorlás kérdése.

Minél gyakrabban gondolkodsz rajta, annál gyorsabban lehet eldönteni, hogy ki, és milyen feladatot fog kapni.

Delegálás sikeres lépései pontból áll, amit hamar el lehet sajátítani

1. Gondold át milyen feladatot delegálsz!

Amilyen munkát átadsz, az megvalósítható? Határozd meg a konkrét feladatot!

2. Válaszd ki a megfelelő embert, igazítsd az illető képességeihez!

Annak a munkatársnak nyújtsd át a feladatotokat, aki motivált az elvégzésében, kihívást talál benne, és természetesen azt is nézd, hogy alkalmas-e a kivitelezésére.

3. Azt kommunikáld, amit elvársz, ne azt, hogy hogyan!

Amikor továbbítod, mondd el amit elvársz, ne azt hogy hogyan hajtsa végre. Az már az ő dolga, hogy hogyan oldja meg. Jelezd felé, hogy mire várod a kész munkát, mekkora költségvetés áll rendelkezésre, és mire végezze el.

4. Jelezd, hogy mi az, ami számodra készen van!

Ha ez nincs letisztázva, akkor káosz lesz a rendszerben részedről és az adott személynél is.

5. Használd a Pareto szabályt, ha szükséges, de ne felügyeld!

Azaz, ha feladatot delegálsz, kérd meg, hogy amikor 20%-nál tart a teljesítésben mutassa meg, mert a feladatok 20%-a adja az eredmény 80%-át. Sokszor itt szoktak rossz irányba menni a dolgok, mert csak a kész feladat kerül bemutatásra. Azonban ez idővel elhagyható, és ez még nem jelent felügyelést.

6. Legyen „nyitott ajtó politika”

Tehát, ha bármi kérdése van, mindig fordulhasson hozzád bizalommal. Legyen pár perced átbeszélni, ha kérik.

Kifogások a delegálás ellen

Tudod, azok a feladatok átadása, amit nekünk kell elvégezni, nem az a feladat, amit másnak osztunk ki.

  • Mire elmondom, már végzek is.
  • Más nem is érhet hozzá.
  • Mindig ki kellett javítanom valamit.

Természetes, hogy ezek a mondatok sokunk fejében megfordultak már.

De gondolj bele: a tehetséges alkalmazottaknak csak egyszer kell elmagyarázni a dolgokat – és ideális esetben többször nem szükséges.
Nyilvánvalóan kezdetben fokozott figyelmet igényel, és lehet, hogy a beosztottad rengeteg kérdéssel fordul hozzád, amelynek megválaszolása némi időbe telik. Azonban ez csak az elején történik így, amikor először delegálod a teendőt.

Az emberek hibákat követnek el, csakhogy –feltételezhetően- tanulnak belőlük. Legközelebb jobb lesz az eredmény, majd így folytatódik a sor. Egy bizonyos ponton a feladatok átadása pedig sokkal gördülékenyebb lesz.

Nézd meg  a ,,prototípust,, az elején!

Azaz nézd meg mennyire életképes, ami készül! Ha ismered a Pareto elvet, akkor az Az 5-ös pontban említésre került módszerrel együtt nagyszerűen használható. Ha idejében megnézed, hogy a minimum, ami elvégzésre került, az mennyire működőképes és használható, akkora továbbiakban már akinek delegáltad a feladatot, mindenféle félreértés nélkül befejezheti. Azonban te döntsd el, hogy megkívánod-e nézni a 20%-ot! Ha nagyon fontos, amit átadtál, akkor természetesen csekkold le. A betekintések idővel csökkennek, ahogy beletanul az illető.

Fókuszban mindig az, ami kész

Mint minden megbízásnál, a legfontosabb dolog a szállított termék, szolgáltatás, azaz mi az érték a vevő szemszögéből. Ez csak akkor lehetséges, ha megfelelően lett kommunikálva az elvárás. A művelet végének eléréséhez minden alkalmazottnak képesnek kell lennie arra, hogy megválassza a megoldáshoz szükséges stratégiát.

Hibák a feladatok átruházása során:

  • A munka több ember között megoszlik, és nincs kijelölve vezető az adott feladatért.
  • Nem a tennivaló, hanem a stressz adódik tovább.
  • A feladatot mindig csak egy ember végzi el. (Érdemes megfogadni, hogy másnak is oda kell adni, mert lehet, hogy aki elvégezné az megbetegszik, és neked kell újra megoldani a dolgokat.)
  • Nem akarod átruházni teendőket, mert ezzel a hatalmat adnád át.
  • Nem hagysz lehetőséget a kérdezésre a beosztottad felől.
  • Visszajelzés elmaradása az elvégzett feladat után.

Mutass bizalmat és figyelj a csapatra!

Elég egyszerűnek hangzik a delegálás, de magában foglal bizonyos mértékű bizalmat a csapat felé, amelyre szükséged lesz, hiszen azért jött létre, hogy a projektet sikeresen lezárjátok. Idő, amíg Te, és a csapat tagjai beletanulnak a delegálásba, azonban hasznos lesz számodra mind az idő, mind az erőforrás gazdálkodás szempontjából, hogy másra tudd fordítani a figyelmed.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here