Eisenhower mátrix, azaz a fontos és sürgős feladatok példával

Olvasási idő 3 perc

Projektben hogyan lehet használni az Eisenhower Mátrixot?
Sokszor nem csak a pénz hiánya a probléma, hanem az idő megléte.

Projektben, munkában csak abban lehet különbséget tenni két feladat között, hogy mi az amit most, vagy majd meg később kell elkészíteni. Fontos tudni priorizálni.
Mert lehet hogy ég a ház, vagy a megrendelő, vagy valaki valami új dolgot kér, amit azonnal meg kell csinálni, mert kitalálta, hogy az most nagyon fontos lett.
Olvasd el a bejegyzésben azokat a mondatokat, amit abban az esetben érdemes használni, ha valaki valamit sürgősen kér tőled.

Mi az, ami sürgős és mi az, ami fontos?

A sürgősség a fontosság érzetét kelti. Azonnal kell. Fontos, azt meg el kell végezni mindenképp.

A megrendelőnek, aki legyen belső vagy külső, neki sose mondunk nemet, hogy nincs rá idő. Helyette megpróbálhatjuk, hogy valamit kialkudunk cserébe.

– Mit legyen később helyette, ha ezt most el kell végeznem

– Megcsinálom, de akkor a másik feladat később lesz meg, mert ez most fontosabb neked.

– Ha most nem tudom elvégezni amivel foglalkozom, akkor majd később lesz meg.

Azt sose mondjuk, hogy nem volt benne a scopeban, a feladatok között. Meg kell beszélni, hogy tényleg mit kell elvégezni. Ha nem sikerül egyeztetni, akkor lehet eszkalálni.

Sokszor a hirtelen, sürgősen csináljunk megnek az lesz az eredménye, hogy nem lesz belőle semmi, mert két nap múlva kész lesz, aztán akkor jön rá valaki hogy nem is kellett volna, vagy pedig valami káosz lesz a végén.

A projektek, és a feladatok sokszor dinamikusan változnak, ezzel együtt kell élni.

A lényeg! Dolgozz a céljaidon

Annak ellenére, hogy az Eisenhower-mátrix segíthet nekünk a feladatok prioritásainak meghatározásában, azért nem biztos, hogy midig működik. Azért nem biztos, hogy mindig működik, mert ha nincs meghatározva cél, feladat, akkor nagyon nehéz lesz meghatározni, hogy valami fontos-e vagy sem.

Tehát, ha megpróbáltad megvalósítani az Eisenhower mátrixot, de kudarcot vallottál, akkor valószínűleg felül kell vizsgálnia a céljaidat.

Reális a cél? Jól definiált? Időben elvégezhető?

Mi az az Eisenhower-mátrix?

Használd az Eisenhower mátrix elemeit, és döntsd el mi az amit sürgős és fontos is egyszerre!

Eisenhower mátrix négy elemből áll:

I. Fontos és sürgős, azaz ASAP*

  • Nem tudod halasztani.
  • Azonnal meg kell csinálni!
  • Ha figyelmen kívül hagyod következményei lehetnek.
  • Pl: ki kell javítani valamit azonnal; valamit kér a megrendelő.

*ASAP = as soon as possible, azaz azonnal

II. Fontos, de nem sürgős

  • Meg kell majd csinálni.
  • Tűzz ki határidőt!
  • Pl: Prezentáció elkészítése következő hétre.

III. Sürgős, de nem fontos

  • Add oda másnak a feladatot, delegáld.
  • Pl: e-mailek megválaszolása; autó bérlés, repjegy foglalás.

IV. Nem fontos és nem sürgős

  • Nem kell(ene) megcsinálni, foglalkozni vele.
  • Felejtsd el!
  • Projektben, munkában nincs olyan feladat, de időrabló tevékenység az van.
  • PL: nem kell kávézni 10x, Közösségi médiát csekkolni 10 percenként.

Mennyire nehéz elsajátítani?

Nem az elsajátítása a nehéz, hanem idő kell hozzá, amíg megtanulja az ember, hogy melyik ujjába harapjon saját magának.

Hogy kisebb legyen a harapás fájdalma jól kell tudni kommunikálni. Lásd a fenti mondatokat.

A valóságban hogyan is működik?

Ha egy projektben valamit nem készítesz el, az előbb vagy utóbb előkerül, és kiesnek a csontvázak a szekrényből!

Írd fel a teendők listára, mert idővel visszaköszön a feladat.

Vajon Az ifjú projekttitánunk hogyan oldotta meg ha valamit sürgősen kértek tőle? Erről is szó van a könyvben.

Összefoglaló, amit vigyél magaddal

Használd az Eisenhower mátrixot, mert elméletben nagyon jó. Aztán majd gyakorlatban kell megszerezni a tudást.

Idővel megtanulod, hogy mi az ami fontos, és sürgős, és akkor már könnyen tudsz dönteni.

Kérlek írd meg kommentben, ha tőled kérnek valamit, és sürgősnek mondják, azt hogyan szoktad lereagálni?

Ha tetszett a bejegyzés, akkor kérlek lájkold és oszd meg!

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here