Folyamatábra készítése egyszerűen

Olvasási idő 3 perc

Volt, hogy már nem tudtad mi a feladatod, vagy másnak sokszor el kellett magyaráznia egy-egy teendőt? Akkor a folyamatábra lesz a te megoldásod.

A bejegyzésben érthetően megtalálod azokat az információkat, amikkel egyszerűen készíthetsz folyamatábrát.

Mi is a folyamat?

Egy folyamatot úgy is meg lehet fogalmazni, hogy van egy kezdete és egy vége. A közötte történtek pedig előre meghatározott utasítások. A folyamatábra által strukturáltan építhetők fel a tevékenységi sorok.

Lehet szerelésre, ellenőrzésre, onboardingra, marketing folyamatokra, ajánlatkérésre összerakni, meg valójában bármire. Nem kell tudományos dolgokra gondolni, minél egyszerűbben leírható egy folyamat, annál könnyebben megvalósítható.

Milyen folyamatábrát tudsz készíteni?

Igazából bármilyet, a leglényegesebbeket felsorolva találod, példákkal.

  • Egyszerű folyamatábra:
    • Új projekt tervezése
    • Algoritmus vagy folyamat ábrázolása
    • Egy adott probléma megoldásának szemléltetése
    • Az elemzés lépéseihez használni
    • Tervezési és dokumentálási folyamatokhoz
    • Egy folyamat irányításához
  • Keresztfunkcionális folyamatábra:
    • A megjelenítés és kommunikáció, az üzleti folyamatok műveletei lépésről lépésre történnek
    • Minden műveletért felelős emberek vagy osztályok ábrázolása 
    • Az üzleti tevékenységek folyamatának és folyamatainak, megértésének egyszerűsítése
  • Adatfolyam ábra:
    • Adatkezelés
    • Az információ “információáramlásának” grafikus ábrázolása egy információs rendszeren keresztül
    • A folyamat szempontjainak modellezése
    • A rendszer áttekintése
    • Az adatfeldolgozás megjelenítéséhez (strukturált tervezés)
    • Milyen információkat fog bevinni a rendszerbe és kihozni a rendszerből
    • Honnan származnak és mennek az adatok
    • Az adatok tárolásának helye
  • Eseményvezérelt folyamatábra:
    • Üzleti folyamat modellezése
    • Vállalati erőforrásgazdálkodás
    • Üzleti folyamatok fejlesztése
    • Üzleti folyamatok megvalósítása

Ezen felül még iparág specifikusan is vannak folyamabrák, például értékáram, olaj és gázipar esetén a feldolgozási folyamatok, pneumatikus rendszerek és még lehetne sorolni. Itt már másféle szimbólumokat használnak, de a folyamat lényegi felépítése ugyanaz.

Használtok folyamatábrát a munkában?

Folyamatábra készítése egyszerűen

A folyamatábra fő alkotóelemei 

Ahelyett, hogy felsorolnám az összeset, inkább összefoglaltam a legfontosabbakat egy táblázatban. Sokszor csak pár elemet használunk fel belőle. Ha valaki beletesz valami olyat, amit mások nem ismernek, abból csak kavarodás lesz, ha nincs megfelelően leírva benne a folyamat.

A folyamatábra elemei

Legyen célja a folyamatábrának

A folyamatábrának egyértelműen be kell mutatnia egy folyamatot. Funkcionális célja az, hogy segítsen az embereknek megérteni, hogyan működik valami. Készítsd el színekkel! Szín használatával meghatározhatod a felelősséget vagy kiemelheted a fontos lépéseket. Csak csínján bánj velük!

Mire figyelj oda a folyamatábra készítésekor

  • Lehetőleg először készítsd el egy flipcharton, mivel ott könnyű módosítani, csak ezután vidd fel számítógépre!
  • Mindig formázd balról jobbra, vagy felülről lefelé!
  • A visszatérő vonalakat úgy helyezd, hogy azok ne legyenek átfedésben!
  • Tartsd fenn a szimbólumok közötti egyenletes távolságot!
  • Minden lépésnél használd a megfelelő szimbólumot (gyémánt alakzatok a döntésekhez, téglalapok a folyamatokhoz, a kezdő és a vég alakzatoknak azonosnak kell lenniük stb.)!
  • Olvasd fel hangosan a lépéseket! Rövidítsd le a hosszabb mondatokat, keress rövidebb szinonimákat, hogy minél tömörebb megfogalmazás legyen.
  • Vedd figyelembe a teljes folyamatábra nagyságát, és az egyes elemek arányát!
  • Figyelj a betűtípusokra és a méretre! A betűméret fontos szerepet játszik.

Folyamatábra készítő programok 

Különböző szoftverek léteznek a piacon, például a Microsoft Visio vagy a Lucidchart.

Azonban a legegyszerűbben használható szoftvert szeretném megmutatni, amivel nagy valószínűséggel mindenki rendelkezik. Sőt, igazából egy tollal és egy papírral is fel lehet rajzolni a folyamatábrát. Utána jöhet a fotó róla, majd pedig felvitel a számítógépre. 

Hogyan fordítsd el PowerPoint-ban a fekvő lapot állóba a folyamatábra készítéséhez?

Fekvő helyzetben van az önéletrajz mintában, azonban Te is könnyen megszerkesztheted magadnak álló helyzetben is. Itt vannak a lépések.

PowerPointban sokkal egyszerűbben szerkeszthetők a dokumentumok, és nem kell hozzá Photoshop tudás.

Csak állítsd álló helyzetbe a PowerPointod az alábbi módon:

Kattints a tervezés fülre!

Álló oldaltájolás a PowerPointban első lépés
Álló oldaltájolás a PowerPointban első lépése

Jobb oldalon a képernyőn keresd meg a diaméret gombot, és kattints az egyéni diaméretre!

Diaméret módosításánál az oldalméretet állítsd A4-re, írd be a méretét! Utána pedig válaszd a Teljes méret vagy Diára illesztés opciót! Teljes méretre illesztésnél a beillesztett képek maradnak ugyanakkorák, diára illesztés esetén minden arányosan változik. A kép méretezése a lap középpontjától kezdődik. Ne lepődj meg, ellenőrizd le a méretét!

Diaméret modósítása
Diaméret modósítása
Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,870RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen