kedd, november 19, 2019
Kezdőlap Blogbejegyzések Karriertanácsok Időgazdálkodás módszerek és időmenedzsment az információk világában

Időgazdálkodás módszerek és időmenedzsment az információk világában

Olvasási idő 10 perc

Egy olyan világban élünk, ahol millió csatornán érkeznek be az információk, feladatok.

Ez a bejegyzés, az ellentéte lesz a megszokott, ezt tényleg így kéne csinálni bejegyzéssel, mert mindenki számára a legjobbat kell megtalálnia!
Nincs tuti időgazdálkodási tipp, mindenki saját maga számára alakítja ki, át a módszereket!
Van, ami működik, és van, ami nem.
Azonban mielőtt elkezdenéd használni a módszereket, pár fontos gondolatot érdemes megemlíteni.

Olvasd el a cikket, használd és alakítsd át a legszimpatikusabb technikákat akár már az olvasás alatt is. Senki számára sincs tökéletes módszer, de kiválaszthatod, ami a legjobban működik.

Tartalomjegyzék

Ne próbáld, hanem tedd! A próbálni szó azt jelenti, hogy elkezdtem, de aztán nem fejeztem be, mert jött valami kifogás. Csináld, használd, alakítsd ki számodra a legmegfelelőbb szerint!

Tedd, vagy ne tedd, de ne próbáld!

Angol nyelven: “Do. Or do not. There is no try.”
/A Birodalom visszavág – Yoda szavai/

Miért fontos az időmenedzsment?

Számos módon tudsz megoldást találni arra, hogy az idődet jól menedzseld, de ha nem vizsgálod meg, hogy neked miért is van szükséged több időre, akkor a különféle módszerek nem fognak működni.
Mit vársz el a hatékony időgazdálkodástól?
Előbb végezz a kijelölt feladatokkal, hogy utána még több jöhessen? Több időd legyen a családra, hobbira? Esetleg legyen több időd pihenni?
Egy nap 24 órából áll, azonban körülbelül 17 órája van mindenkinek, és azt kell beosztania. Ha túl sok mindent belezsúfolsz, és nem hagysz időt pihenni, akkor esélyes a kiégés. Most lehet azt mondod, hogy ez velem nem történhet meg… Várj csak két évet!

Mielőtt a módszerekre térünk, nézzük át a tévhiteket, hibákat!

Kevés az időnk – elég időnk van, csak meg kell tanulni fontossági sorrendet felállítani.

Beleraktam az időt, de nem jött az eredmény – hiányzott a megfogalmazása, hogy mikor is van kész, mit is jelent, hogy kész.

Eltököltem az időt –  ahogy az előző pontban található, nem volt cél, sem egy struktúra, ami számodra megfelelő lett volna, ami szerint haladhattál volna.

Sok feladatot végeztem egyszerre – afókusz hiánya következtében mindenbe belekezd az ember. Ha megvan az az egy cél, akkor el lehet érni.

Ragaszkodsz az eredeti tervhez – módosítsd a terved, ha szükséges. Az oké, hogy egy projekt jól megtervezett, de olyan még sose volt, hogy ne módosult volna. Rugalmasnak kell lenni.

Figyelj, tapasztalj, tanulj és a legfontosabb, hogy cselekedj!

Időgazdálkodás összefoglaló táblázat

Időgazdálkodási technikák  
Promodo technika Válaszd ki a legfontosabb feladatokat aznapra, majd fókuszálj csak arra 30-90 percen keresztül!

Eisenhower-mátrix   Megkülönböztetése a fontos és sürgős feladatoknak
ABCDE Priorizálás, azaz mi az, ami fontos, és mi nem.
A: el kell végezni azonnal, amilyen gyorsan csak lehet, fontos és sürgős
B: fontos, azonban nem sürgős, el kell majd végezni az A után ….
GTD – Getting Things Done   A lényege, hogy írd ki a fejedből a gondolatokat!
Időgazdálkodás általános tippek, trükkök   – Kommunikáld, egyeztesd a teendőket a munkában!
– Kezdj mindig a legnehezebbel, amit nem szeretsz megcsinálni!
– Ne told magad előtt, nem is biztos, hogy annyira nehéz, állj neki!
– Tervezd meg pénteken a következő heted, ne vasárnap!
– Reggel legyen a CEO- időd, amikor te vagy a saját főnököd!
– Kapcsolj ki mindent, minden pop-up, zörgő, rezgő ablakot!
– Mielőtt végzel a munkával és hazamész, gondold át az aznapi dolgokat, írd fel, ami holnapra kell!
– Szabd meg az időt arra, hogy mennyit szánsz egy adott feladatra!  
Időgazdálkodás papíron   – Készíts egy tervet előre egy A4, vagy A3-as papíron
– Vezess naplót
– Tegyél négyzet az elvégzendő feladat elé
Időgazdálkodás számítógépen, telefonon, és a to-do programok által   – Használj valami programot
– Trello, JIRA és Asana a legismertebb projektmenedzsment programok
– Állíts be ismétlődő feladatokat!  
Időgazdálkodás e-mailek esetében – Legyen rendszerezett mappa rendszered
– Csak adott időnként nézd meg az e-mailed!
– Vigyázz a bosszantó e-mailekkel, hagyj időt rájuk!  

Nyerd vissza az életed az időmenedzsmenttel

PDCA szerint végezd, azaz tervezd meg hogy miben kell javítanod, majd csináld, ellenőrizd és cselekedj, valamint javíts!
Szerezd újra vissza az idődet a technikai kütyüktől, végezd el a feladatokat még gyorsabban!
Az ifjú projekttitán című könyvben ez található:

„Az olvasottakat pedig nyugodtan alakítsd úgy, ahogy neked kényelmes!”

Ezen elv szerint olvasd kérlek a bejegyzést!

Az időd te osztod be

Tudd meg, hogy mi az erős oldalad!
Sokkal jobban fogod élvezni a rutinokat, ha minél előbb elsajátítod, ebben nagyban segít az időgazdálkodás.
Lehet, most megy, de öt év múlva, másképp kell alakítani, mert nem fogsz tudni éjszakába nyúlóan dolgozni, hanem reggel kell dolgoznod, és akkor másképp kell a feladatokat sorba rendezned.
A „megy” az nem elég, mindig jobbra kell törekedni. Legyél minden nap csak 1%-kal jobb.
Az időmenedzsment elsajátításával hosszú távra is tudsz tervezni, így a célodat könnyebben érheted el.

Időgazdálkodás tippek, trükkök

Kommunikáld, egyeztesd a teendőket a munkában!

Egyeztesd a vezetőiddel a feladatokat és prioritásokat előre, amennyire lehet. Gondold reggel végig azokat a dolgokat -maximum három dolgot-, ami kiemelten fontos számodra, hogy megvalósításra kerüljön aznap.  Minimalizáld a zavaró külső tényezőket, pl. chat kikapcsolása, levelező rendszer kikapcsolása, telefon lenémítása.

Kezdj mindig a legnehezebbel, amit nem szeretsz megcsinálni!

Méghozzá azért, mert ha azzal kezdesz, akkor nem fogod cipelni magaddal egész nap a súlyát, hogy el kell végezni. Vagy kezdj mindig a legfontosabbal! Azzal, amit te annak gondolsz, egyébként, hogy mi a fontos, arról később esik szó az Eisenhower Mátrix esetében. A fontos és sürgős a munkában az, amikor valamit le kell adnod időre, mert a megrendelőnek kell, és pénzt kapsz érte.

Ne told magad előtt, nem is biztos, hogy annyira nehéz, állj neki!

Lehet, nem akarsz vele foglalkozni, mert azt érezheted, hogy nem tudod megcsinálni, vagy csak nem akarod. Kezdd el, és rájössz, hogy nem is olyan vészes.
Az időgazdálkodás egyik legsötétebb, és legrosszabb módszere a halogatás.
Legyen kész a 20%-a, ami adja a feladat 80%-át. A jó öreg Pareto-elv… Utána már körvonalazódik, ha mégsem jutsz vele tovább, akkor valakinek a segítségére szükséged lesz.

Tervezd meg pénteken a következő heted, ne vasárnap!

Vasárnapot a pihenésre szánd. Persze ha vállalkozó vagy, akkor a vasárnap lesz a te napod.
Ha munkahelyen dolgozol, akkor szánd rá péntek reggel/délelőtt az időt.

Reggel legyen a CEO- időd, amikor te vagy a saját főnököd!

Nézd át, hogy aznap mit kell tenned! Tervezz be reggel egy 15 percet és nézd át, gondold végig az aznapra való feladatokat! Rendszerezd, priorizáld, még azelőtt, mielőtt megnézed az e-mailjeid!

Kapcsolj ki mindent, minden pop-up, zörgő, rezgő ablakot!

Ha kizökkentenek, akkor több idő újra koncentrálni. Ezért ha lehetséges, kapcsolj ki minden eszközt körülötted, ami zavaró lehet. Egy felugró ablak is el tudja vonni a figyelmed.

Neked van időd ebéd után szundizni?

Amikor Japánban dolgoztam, azt hittem, hogy ez is csak egy városi legenda, aztán meglepődve vettem észre, hogy egy bevett szokás.
Ha nincs lehetőséged pihenni az ebéd után, ne a legnehezebb feladattal kezdj, mert jön a „kajakóma”, elálmosodsz, és nem tudsz összpontosítani. Kezdj inkább a kevésbé nehéz feladatokkal!

Mielőtt végzel a munkával és hazamész, gondold át az aznapi dolgokat, írd fel, ami holnapra kell!

Ha ott van a gondolat a fejedben, írd fel egy papírra, vagy küldd el magadnak e-mailben. Ha még valami eszedbe jut a munka után, szintén írd fel azonnal. A lényeg, hogy vesd papírra, ami a fejedben van, mert így nem cipeled magaddal.

Szabd meg az időt arra, hogy mennyit szánsz egy adott feladatra!

Agilis módszertanban Time-boxingnak hívják. Abban az időkeretben, amit kiszabtál, vagy kiszabtak neked, addig jutsz el, amíg eljutottál vele. Nem foglalkozol vele több időt, mint amennyi van rá.

Leanből ismerős az 5S módszer?

Egy irodában a rendezett munkahely kialakítása érdekében alkalmazzák. Példaként említve: csak az van az asztalodnál, amit használsz, és ami nélkülözhetetlen. Nem az a cél, hogy minden az asztalon rendezetten legyen, hanem csak a legszükségesebb dolgok.

Időmenedzsment, időgazdálkodás technikák

Promodo technika

Ha a promodo technikát alkalmazod, válaszd ki a legfontosabb feladatokat aznapra, majd fókuszálj csak arra 30-90 percen keresztül!
Használj valamit, ami jelezni fogja az adott idő leteltét. Nem kell feltétlenül telefon, ennél a módszernél sokan egy sima órát szoktak alkalmazni. Ha telefont használsz időjelzésre, addig némítsd le, és kapcsolj ki minden mást!
Ha letelt az idő, tarts legalább 5 perces szünetet, maximum 20 perceset, és ezután újra láss neki a munkának!

Eisenhower-mátrix

Elméletnek a mátrix hasznos, ezért ismerd meg, használd, gyakorold! Itt található erről egy bejegyzés.
Idő, amíg elsajátítja az ember, hogy mi a különbség a sürgős, és a fontos dolgok között adott élethelyzetben.
Ha megpróbáltad megvalósítani az Eisenhower-mátrixot, de kudarcot vallottál, akkor valószínűleg felül kell vizsgálni a céljaidat.
Reális a cél? Jól definiált? Időben elvégezhető?

Nézzünk egy példát:

1: Sürgős és fontos – Megrendelő kér egy módosításra árajánlatot
2: Fontos, nem sürgős – Havi időterv elkészítése
3: Sürgős, nem fontos – Összeírni az el nem készült feladatokat
4: Nem sürgős, nem fontos – Számítógép kipucolása

ABCDE – Egy másik fontossági sorrendes módszer

Priorizálás, azaz mi az, ami fontos, és mi nem.

Részlet a könyvből:

  • A: el kell végezni azonnal, amilyen gyorsan csak lehet, fontos és sürgős
  • B: fontos, azonban nem sürgős, el kell majd végezni az A után
  • C: sürgős, de nem fontos, jó lenne foglalkozni vele, majd meglesz mikor B-vel végeztél
  • D: el kell végezni, azonban másnak odaadható a feladat
  • E: se nem sürgős, se nem fontos, tulajdonképpen elhagyható a feladat, de előbb meg kell vizsgálni, később nem válhat-e sürgőssé vagy fontossá

–  A „C” kategóriát nem tudom elképzelni – mondta Alex. –  Hogy lehet, hogy valami sürgős, de nem fontos?


A válasz a könyvben található.

GTD – Getting Things Done

2001-ben publikálta David Allen. A legfontosabb eleme a jegyzetelés, hogy ha van egy teendőnk, vagy egy ötlet, akkor a lehető legjobb, amit tehetünk, hogy leírjuk, akár csak pár szóban, így nem kell magunkkal cipelni. A lényege, hogy írd ki a fejedből a gondolatokat!
Gyűjtsd össze egy helyre az elvégzendőket, lehet egy kis füzet, vagy valamilyen program.
Majd nézd meg időközönként ahova felírtad, és vizsgáld meg, hogy van-e értelme annak, amit leírtál, vagy abban a pillanatban csak jó ötlet volt-e.
Ha van alapja, akkor rendszerezd, hogy mit csinálsz vele! Te csinálod meg, vagy valaki másnak delegálod?
Ha te végzed el, tervezd be a naptáradba, és hajtsd végre!

Ne maradjon ki Daily Stand up

Nem kifejezetten időgazdálkodási technika, inkább kommunikációs technikának mondható, ami által a csapat hatékonyabban tud dolgozni.
Ha te vagy a Srum master, akkor neked kell gyorsan reagálnod a dolgokra, ha valaki előtt valami akadály lép fel.
Ezt agilis módszer esetén alkalmazzák. Reggel van egy 15 perces megbeszélés, melynek keretében minden csapattag elmondja, hogy mit csinált előző nap, mit fog aznap, és van-e valami akadály előtte, ami miatt nem tud a feladatán dolgozni.
Ha csak  reggel beszéltek 15 percet, attól még nem dolgozol agilisan, értsd meg az agilis filozófiát, elveket először.

Időgazdálkodás papíron

Készíts egy tervet előre egy A4, vagy A3-as papíron

Még a mai digitalizált korban is hatékony, ha elkezdünk papíron, vagy táblán előre megtervezni elvégzendő dolgokat. Könnyen módosítható és átlátható. Ha kell, készíthetsz egy hónapos tervet, hogy mit tervezel el előre elvégezni, mik a nagy mérföldkövek.
Érdekességképpen, minden nagy sztár/celeb is előre megtervezi, hogy milyen bulvár dolgot fog csinálni a következő héten, vagy hónapban. Véletlenek nincsenek.

Napló vezetése

Sokan élnek vele. Ha gondolod, próbáld ki te is bátran. Például bele tudsz írni találkozókat. Ha mellette használsz az e-mail rendszeredben naptárt – hisz manapság szinte mindenki űzi -, mellette egyidejűleg alkalmazhatod a naplót is.

Tegyél kis négyzetet a feladat elé

Triviálisnak hangzik, de sokan nem teszik meg.
Ha leírod, nem kell a fejedben tartani.

Mintaábra a könyvből, hogy Alex hogyan jegyezte elvégzendő feladatait a projektjében.

Időgazdálkodás számítógépen, telefonon, és a to-do programok által

Ha ilyen programot használsz, korlátozd az egyszerre elvégzendő feladatok számát, és azokat is rendezd fontossági sorrendbe!

Túl sok jelölő szín zavaró lesz, ha használsz valami programot, maximum 3 szín javasolt

  • Fontos megbeszélés – kék
  • saját idő, megbeszélés – sárga
  • ügyfél, projektidő – zöld

Állíts be ismétlődő feladatokat!

Például saját CEO időt, amikor megtervezed a napod, vagy ha adóbevallást kell elkészíteni. Ha meg el kell végezni, hát csináld, hisz oka van, hogy beírtad. Kár halogatni a feladatokat.

Trello, JIRA és Asana a legismertebb projektmenedzsment programok

Hasznos programok, amiben a feladatokat tudod rögzíteni, és másokkal megosztani.
Ha többet szeretnél róluk megtudni, írd meg kérlek kommentben, és készül egy bővebb bejegyzés!

Jira: egy professzionális, komplex projektmenedzsment rendszer, inkább az agilis csapatokra létrehozva, amely sok lehetőséget kínál. Több egyszerű művelet végrehajtásához több egymást követő művelet szükséges, amelynek a végén sok mindenről tudsz jelentést készíteni.

Trello: hasznos a kisebb projekteknél, és belső tevékenységeknél is. A kanban tábla lehetővé teszi a tevékenységek megjelenítését a folyamat különböző lépéseiben, valamint a kártyák pozicionálása is lehetséges.

Asana: hasonló, mint egy to-do lista. Flexibilis és könnyű megtanulni. Csapaton belül nem is kell e-mail levelező rendszert használni a kommunikációra.

Mindegyik program esetében különböző csomagok és kiegészítők vásárolhatók, amik megkönnyíthetik a munkát, és az eredménykimutatások könnyen létrehozhatók, természetesen akkor, ha ki vannak használva a funkciók. Hasznos minden ilyen szoftver bevezetése esetén külső segítséget kérni, aki hozzájárul az első lépésekhez, és különböző példákon keresztül bemutatja a szoftver használatát.

Időgazdálkodás e-mailek esetében

E-mail mappáidat megvan mi szerint rendezed?

Egyszer azt mondták nekem, ha van két mappa, egy bejövő és egy kimenő, az már rendszer. Ennyire vakmerő sose legyél!
A lényeg, hogy legyen mindig négy fő mappa, ami szerint felosztod a csoportokat. Az almappákban tudsz még újabb mappákat kialakítani. Hogy mi szerint, az részletesebben a könyvben található.

  • Projektek
  • Céges, munkahelyi információk
  • Fejlődés, fejlesztési információk
  • Egyebek

Csak adott időnként nézd meg az e-mailed!

Amikor lecsekkolod, és egyszerű válaszolni, ne habozz!
Ha nem tudod azonnal lereagálni, majd válaszolsz később, addig gondold át, mit kell tenned!
Delegáld, ha szükséges! Tudod mi a delegálás pontosan? Olvasd el, hogy te jobban képben legyél, mint mások! (DELEGÁLOS CIKKET MAJD BERAKNI)
Azonban ha az üzenet tartalma csak infó, akkor húzd át a megfelelő mappába!

Vissza a nyaralásból, és millió üzenet vár

Remélem néha te is eljutsz nyaralni. Utána mindig sok e-mail fogad minket.
Neked mi a módszered? Alex nem nyaralni volt, hanem beteg lett. Amikor visszament dolgozni, rengeteg e-mail várta. Erre kialakított egy módszert.
Olvasd el a könyvben, hogy mi is volt az!

Vigyázz a bosszantó e-mailekkel, hagyj időt rájuk!

Meg amúgy is vigyázz az olyan e-mailekkel, amik felbosszantanak. Várj vele, amíg válaszolsz! Írd meg előre, menj el egy kávére, és utána fejezd be, ha már lehiggadtál. Nagyon ki tudnak zökkenteni a munkából, de ha indulatból válaszolsz, akkor annak meg még rosszabb lesz a következménye.

Tervezd be a családot, énidőd!

Tervezd be az edzést, randit, szülinapokat. Legyen digitális detox is. Fontos kiszakadni a munkából.  Veled volt már, hogy egy napra telefon nélkül mentél el otthonról? Milyen érzés volt?

Összefoglaló

Amint láthatod rengeteg technika, módszer áll rendelkezésre. Mindenkinek a leghatékonyabbat saját magának kell megtalálnia. Nincs se jó, se rossz megoldás. A rossz az, amikor nem használ senki semmit.
Kezdd el használni az időgazdálkodási módszerek közül bármelyiket, és alakítsd úgy, ahogy az neked megfelelő!

Ha bármi kimaradt volna, ami neked működik, oszd meg itt, hogy mások is hatékonyabbak legyenek!

ProjectspecAdam
Szeretek projektekben dolgozni, mert változatosak. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Dolgoztam Németországban, Svédországban, Ausztriában és Japánban. A blog azért jött létre, hogy a tapasztalataimat, gondolataimat megosszam a projektmenedzsment és projektvezetés terén.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most indultunk! Csatlakozz te is!

140RajongókTetszik

Bejegyzések véletlenszerűen

Legnépszerűbb bejegyzések