kedd, március 31, 2020

Kockázatelemzés és kockázatmenedzsment folyamata

Olvasási idő 4 perc

Amikor elkezdesz egy projektet, az egyik dolog, amire gondolhatsz: mi sülhet el balul?!

Vagy: Majd lesz valahogy! Megoldjuk!

Általánosságban többen is azt gondolják, hogy semmi nem sülhet el rosszul.
Kockázatelemzéssel a bekövetkező rizikót lehet elkerülni. Már a tervezés, és a megvalósítás első fázisában sok hiba kiküszöbölhető, utána pedig folyamatos felügyeletet igényel.

Ebben a bejegyzésben a kockázatelemzés fontosságán megyünk végig, valamint azon, hogy miként oldható meg egy előre nem várt, ismeretlen dolog.

Mi is a kockázatelemzés, kockázatkezelés?

A kockázatkezelés a projekt életciklusa során felmerülő kockázatok azonosításának, elemzésének és reagálásának a folyamata, hogy elősegítse a projekt nyomon követését és a projektcél elérését.

Kockázat bármi lehet, ami befolyásolhatja a projekt ütemtervét, teljesítményét vagy költségvetését. Minden egyes projektkockázat potenciális veszélyt jelent a projektre, és veszélyezteti annak ütemezését, a költségeket, az eredményeket és a minőséget – de az ügyfelek elégedettségét is súlyosan felboríthatja.

A kockázatkezelés különböző dolgokat jelenthet a különféle projekteknél.
A kockázatkezelési stratégiák kiterjedhetnek az egyes kockázatok átfogó részletes tervezésére, annak biztosítása érdekében, hogy a problémák felmerülése esetén a kockázatcsökkentési stratégiák rendelkezésre álljanak.
A projektkockázatok olyan események a projekt folyamán, amelyek negatív hatással vannak a projekt eredményére.
A projektkockázatok mindig a „jövőben” vannak. Következésképpen kiszámíthatatlan, hogy a projekt kockázata fennáll-e vagy sem, függetlenül attól, hogy potenciális károkat okoz-e.

Mik az előnyei a kockázatmenedzsmentnek?

  • A kockázatok felderítése biztosítja, hogy a rendelkezésre álló forrásokat hatékonyan használják fel ellenintézkedésekre
  • A kockázat megfelelő kommunikálásával az érdekelt felek is fel tudnak készülni a várható hibákra, és ellenintézkedéseket tudnak tenni
  • A rizikófaktorokat dokumentálják, és átlátható módon mutatják be, hogy az érdekelt felek megbizhatóan értékelhessék a projekt sikerének kilátásait
  • A kiszámított kockázati költségek fontos referenciaként szolgálnak a tervezési intézkedésekhez

Kinek szükséges részt venni benne? Mi a folyamat? Hogyan? Mikor lesz végrehajtva?

Sok cég rendelkezik egy programmal, azonban ha nálad nincs, a példában mutatott táblázat alapján könnyedén elkészíthető.

Kockázatelemzés példa

Amikor készíted a kockázatelemzést, légy óvatos! Inkább becsüld túl a kockázatot, mint sem!

  1. A fellépő hibák felismerése, azonosítása
  2. Analizálni, meghatározni valószínűségét, megbecsülni a projektre való hatását
  3. Megtervezni az ellenintézkedéseket, akcióterv kialakítása
  4. Ellenintézkedés végrehajtása, nyomon követése, kockázatok felügyelése
  5. Ellenőrizni, dokumentálni, kommunikálni a rizikó lehetőségeket

Kockázatelemzés, kockázatmenedzsment lépései:

Kockázatelemzés, kockázatmenedzsment lépései öt pontban
1. Fellépő hibák azonosítása 2. Analizálás, számszerűsítés 3. Ellenintézkedések, akcióterv kialakítása 4. Ellenintézkedés végrehajtása 5. Nyomon követni, felügyelni a kockázatokat

1. A fellépő hibák felimerése

A kockázatkezelés első és legfontosabb feladata az összes lehetséges veszély azonosítása.

Többféle lehetőség áll fenn a hibák felderítésére. Lehetséges ötletbörzét összehívni a releváns szakértőkkel, kérdőívezni, valamint lezárt projekteket áttekinteni.
Fontos, ha van rá módod, ne egyedül kezdd el keresni a hibákat, ha kell, hívj valakit segítségül, mert ketten több dolgot találhattok meg!
Miután ezeket összeírtad és csoportosítottad, hogy milyen kategóriába tartozhat, jöhet a pénzügy, idő, erőforrás, és minőségi kockázatok!

2. Analizálni, meghatározni a valószínűséget, megbecsülni a projektre való hatását

A legjobb mátrix általában az 5×5-ös értékből álló mátrix. Meg kell becsülni a hatását (nagyon kicsi-nagyon magas), illetve a számszerűsítés is nélkülözhetetlen.

Pontok Következmény hatása
1 Nagyon kicsi – Elhanyagolható üzleti hatás
2 Kicsi – Enyhe üzleti hatás
4 Közepes – Korlátozott üzleti hatás
7 Magas – Komoly üzleti hatás
10 Nagyon magas – Katasztrofális üzleti hatás
A pontok lehetnek akár 1-5-ig is, azonban ha nagyobb a szorzó, jobban vizualizálható a kockázat.

A következő lépésben meghatározzuk az azonosított kockázatokat, azok előfordulásának valószínűsége és a projekt célkitűzéseire gyakorolt következmények szempontjából. A bekövetkezés valószínűségének értékeléséhez a következő kategóriák lehetnek hasznosak:

Pontok A bekövetkezés valószínűsége
1 Ritka – 1-5% – Lehetséges esemény, de valószínűtlen
2 Nem valószínű – 6–15% – Csekély előfordulás
3 Alkalmankénti – 16–25% – Rendszeres vagy időszakos előfordulás
4 Valószínű – 26–50% – Többször már bekövetkezett
5 Majdnem biztos – 51–100% – Rendszeresen előforduló események

4. Tervezd meg az ellenintézkedéseket!

Kockázatelemzés mátrix megmutatja, hogy milyen értékmező esik a vizsgált elem.

Tedd fel magadnak a következő kérdéseket a megfelelő intézkedések kidolgozásához:

  • Hogyan lehet csökkenteni a kockázatot?
  • Hogyan lehet csökkenteni a bekövetkezés valószínűségét?
  • Hogyan lehet minimalizálni a hatásokat és következményeket?
  • A meghatározott költségek elfogadhatók-e az intézkedéseknél?
Kockázatelemzés számítása a következmény hatása és bekövetkezés valószínűségének figyelembe vételével.

Fontos: A kockázatot minimalizáló intézkedések kiszámítható költségeket okoznak. Ezek függetlenek attól, hogy fennáll-e a kockázat, vagy sem. Ez a folyamat pénzbe kerül. De több pénzbe kerül a kockázat minimalizálási folyamatának lemondása. Sok vállalatnak már nagyon fájdalmas tapasztalata volt ezzel kapcsolatban.

5. Dokumentálni, nyomon követni, felügyelni a kockázatokat

A kockázatok időszakos nyomon követése és ellenőrzése a projekt operatív ellenőrzésének szerves része. Minden kockázatot rendszeresen felügyelni kell:

  • hogy naprakészek-e
  • újak kerültek-e felszínre
  • az ellenintézkedések megvalósultak-e

Ha időközben újakat vélsz felfedezni, rögzítsd bátran a táblázatban még az elején, így a reagálás nem kerül költségbe, mint később.

Eszkaláció – A kockázatok kommunikálása a megfelelő embereknek a projektben, ha nem történik előrelépés

A kockázatokat nyíltan kezeld és mutasd be a lehetséges következményeket az érintetteknek! Nem kell az ördögöt a falra festeni, de beszélni kell a lehetséges hatásokról!

Hogy is nézzen ki?!

Ha elvégezted a rizikótervezést, és nem találtál semmi hibát, akkor ott nagy baj van. Ezért érdemes újrakezdeni, vagy ha szükséges, külső szakértőt bevonni.

A bejegyzés a projektallasok.hu oldalán jelent meg. Ha használni szeretnéd az itt megjelent anyagot, kérlek vedd fel a kapcsolatot!
Ha pedig új munkát keresel nézz körül itt az oldalon. Csak kattints ide.

Munkát keresel?
Töltsd fel az önéletrajzod!
Kattints ide!

Csilinkó Ádám
Szeretek projektekben dolgozni, mert változatosak. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Dolgoztam Németországban, Svédországban, Ausztriában és Japánban. A blog azért jött létre, hogy a tapasztalataimat, gondolataimat megosszam a projektmenedzsment és projektvezetés terén.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon

2,789RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen