hétfő, november 18, 2019
Kezdőlap Blogbejegyzések PM témák Kockázatelemzés és kockázatmenedzsment folyamata

Kockázatelemzés és kockázatmenedzsment folyamata

Olvasási idő 4 perc

Amikor elkezd valaki egy projektet, az egyik dolog, amire gondolhat: mi sülhet el balul?!

Majd lesz valahogy! Megoldjuk!

Általánosságban többen is azt gondolják, hogy semmi nem sülhet el rosszul.
Kockázatelemzéssel a bekövetkező rizikót lehet elkerülni. Már a tervezés, és a megvalósítás első fázisában sok hiba kiküszöbölhető, utána pedig folyamatos felügyeletet igényel.

Ebben a bejegyzésben a kockázatelemzés fontosságán megyünk végig, valamint azon, hogy miként oldható meg egy előre nem várt, ismeretlen dolog.

Mi is a kockázatelemzés, kockázatkezelés?

A kockázatkezelés a projekt életciklusa során felmerülő kockázatok azonosításának, elemzésének és reagálásának a folyamata, hogy elősegítse a projekt nyomon követését és a projektcél elérését.

Kockázat bármi lehet, ami befolyásolhatja a projekt ütemtervét, teljesítményét vagy költségvetését. Minden egyes projektkockázat potenciális veszélyt jelent a projektre, és veszélyezteti annak ütemezését, a költségeket, az eredményeket és a minőséget – de az ügyfelek elégedettségét is súlyosan felboríthatja.

A kockázatkezelés különböző dolgokat jelenthet a különféle projekteknél.
A kockázatkezelési stratégiák kiterjedhetnek az egyes kockázatok átfogó részletes tervezésére, annak biztosítása érdekében, hogy a problémák felmerülése esetén a kockázatcsökkentési stratégiák rendelkezésre álljanak.
A projektkockázatok olyan események a projekt folyamán, amelyek negatív hatással vannak a projekt eredményére.
A projektkockázatok mindig a „jövőben” vannak. Következésképpen kiszámíthatatlan, hogy a projekt kockázata fennáll-e vagy sem, függetlenül attól, hogy potenciális károkat okoz-e.

Mik az előnyei a kockázatmenedzsmentnek?

  • A kockázatok felderítése biztosítja, hogy a rendelkezésre álló forrásokat hatékonyan használják fel ellenintézkedésekre
  • A kockázat megfelelő kommunikálásával az érdekelt felek is fel tudnak készülni a várható hibákra, és ellenintézkedéseket tudnak tenni
  • A rizikó faktorokat dokumentálják, és átlátható módon mutatják be, hogy az érdekelt felek megbízhatóan értékelhessék a projekt sikerének kilátásait
  • A kiszámított kockázati költségek fontos referenciaként szolgálnak a tervezési intézkedésekhez

Kinek szükséges részt venni benne? Mi a folyamat? Hogyan? Mikor lesz végrehajtva?

Sok cég rendelkezik egy programmal, azonban ha Önöknél nincs, a példában mutatott táblázat alapján könnyedén elkészíthető.

Kockázatelemzés példa

Amikor készíti a kockázatelemzést, legyen óvatos! Inkább becsülje túl a kockázatot, mint nem.

  1. A fellépő hibák felismerése, azonosítása
  2. Analizálni, meghatározni valószínűségét, megbecsülni a projektre való hatását
  3. Megtervezni az ellenintézkedéseket, akcióterv kialakítása
  4. Ellenintézkedés végrehajtása, nyomon követése, kockázatok felügyelése
  5. Ellenőrizni, dokumentálni, kommunikálni a rizikó lehetőségeket

Kockázatelemzés, kockázatmenedzsment lépései:

Kockázatelemzés, kockázatmenedzsment lépései öt pontban
1. Fellépő hibák azonosítása 2. Analizálás, számszerűsítés 3. Ellenintézkedések, akcióterv kialakítása 4. Ellenintézkedés végrehajtása 5. Nyomon követni, felügyelni a kockázatokat

1. A fellépő hibák felimerése

A kockázatkezelés első és legfontosabb feladata az összes lehetséges veszély azonosítása.

Többféle lehetőség áll fenn a hibák felderítésére. Lehetséges ötletbörzét összehívni a releváns szakértőkkel, kérdőívezni, valamint lezárt projekteket áttekinteni.
Fontos, ha van rá módja, ne egyedül kezdje el keresni a hibákat, ha kell, hívjon valakit segítségül, mert ketten több dolgot találhatnak meg!
Miután ezeket összeírta, csoportosítsa, hogy milyen kategóriába tartozhat! Pénzügy, idő, erőforrás, minőségi kockázatok?

2. Analizálni, meghatározni a valószínűséget, megbecsülni a projektre való hatását

A legjobb mátrix általában az 5×5-ös értékből álló mátrix. Meg kell becsülni a hatását (nagyon kicsi-nagyon magas), illetve a számszerűsítés is nélkülözhetetlen.

Pontok Következmény hatása
1 Nagyon kicsi – Elhanyagolható üzleti hatás
2 Kicsi – Enyhe üzleti hatás
4 Közepes – Korlátozott üzleti hatás
7 Magas – Komoly üzleti hatás
10 Nagyon magas – Katasztrofális üzleti hatás
A pontok lehetnek akár 1-5-ig is, azonban ha nagyobb a szorzó, jobban vizualizálható a kockázat.

A következő lépésben meghatározzuk az azonosított kockázatokat, azok előfordulásának valószínűsége és a projekt célkitűzéseire gyakorolt következmények szempontjából. A bekövetkezés valószínűségének értékeléséhez a következő kategóriák lehetnek hasznosak:

Pontok A bekövetkezés valószínűsége
1 Ritka – 1-5% – Lehetséges esemény, de valószínűtlen
2 Nem valószínű -6–15% – Csekély előfordulás
3 Alkalmankénti -16–25% – Rendszeres vagy időszakos előfordulás
4 Valószínű- 26–50% – Többször már bekövetkezett
5 Majdnem biztos – 51–100% – Rendszeresen előforduló események

4. Tervezze meg az ellenintézkedéseket

Kockázatelemzés mátrix megmutatja, hogy milyen értékmező esik a vizsgált elem.

Tegye fel magának a következő kérdéseket a megfelelő intézkedések kidolgozásához:

  • Hogyan lehet csökkenteni a kockázatot?
  • Hogyan lehet csökkenteni a bekövetkezés valószínűségét?
  • Hogyan lehet minimalizálni a hatásokat és következményeket?
  • A meghatározott költségek elfogadhatók-e az intézkedéseknél?
Kockázatelemzés számítása a következmény hatása és bekövetkezés valószínűségének figyelembe vételével.

Fontos: A kockázatot minimalizáló intézkedések kiszámítható költségeket okoznak. Ezek függetlenek attól, hogy fennáll-e a kockázat, vagy sem. Ez a folyamat pénzbe kerül! De több pénzbe kerül a kockázat minimalizálási folyamatának lemondása. Sok vállalatnak már nagyon fájdalmas tapasztalata volt ezzel kapcsolatban.

5. Dokumentálni, nyomon követni, felügyelni a kockázatokat

A kockázatok időszakos nyomon követése és ellenőrzése a projekt operatív ellenőrzésének szerves része. Minden kockázatot rendszeresen felügyelni kell:

  • hogy naprakészek-e
  • újak kerültek-e felszínre
  • az ellenintézkedések megvalósultak-e

Ha időközben újakat vélt felfedezni, rögzítse bátran a táblázatban még az elején, így a reagálás nem kerül költségbe, mint később.

Eszkaláció – A kockázatok kommunikálása a megfelelő embereknek a projektben, ha nem történik előrelépés

A kockázatokat nyíltan kezelje és mutassa be a lehetséges következményeket az érintetteknek. Nem kell az ördögöt a falra festeni, de beszélni kell a lehetséges hatásokról.

Hogy is nézzen ki?!

Ha Ön elvégezte a rizikótervezést, és nem talált semmi hibát, akkor ott nagy baj van. Ezért érdemes újrakezdeni, vagy ha szükséges, hozzon külső szakértőt!

A bejegyzés a projekallasok.hu oldalán jelent meg. Ha használni szeretné az itt megjelent anyagot kérem vegye fel a kapcsolatot.

ProjectspecAdam
Szeretek projektekben dolgozni, mert változatosak. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Dolgoztam Németországban, Svédországban, Ausztriában és Japánban. A blog azért jött létre, hogy a tapasztalataimat, gondolataimat megosszam a projektmenedzsment és projektvezetés terén.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most indultunk! Csatlakozz te is!

92RajongókTetszik

Bejegyzések véletlenszerűen

Legnépszerűbb bejegyzések