Hogyan növelhető a munkahelyi teljesítmény?

Olvasási idő 2 perc

Folyamatosan a hatékonyság növelésére kell törekednünk. Aki nem fejleszti magát, az hamar észreveheti, hogy nem végez a feladataival időben. Előfordult már veled? Nézzük meg a legjobb megoldásokat, amik megkönnyíthetik a munkád! Ebben a bejegyzésben a félig automatizált megoldásokról lesz szó. Rengeteg programot használsz, és azokból kell kihozni a legtöbbet.

Előre elkészített dokumentumok

Outlookban előre megírt e-mail sablonokat hozhatsz létre, amiket csak át kell írnod, például hasznos adatok küldésére.

Kedves XY,

Küldöm az XY modósításokat.
Ezek lettek módosítva:

  • ….
  • ….

Kérlek jelezz vissza XX-ig!
Üdv
Xy

Másik lehetőség, hogy például készítesz egy alapdokumentumot, amibe csak képet kell beszúrni és pár szöveget.
Például lehetséges egy ilyen One pager létrehozása is, vagy akár egy Gantt diagrammot használni. Mérd, ami mérhető az idődben!

Hidd el fontos mérni, hogy mivel mennyi időt töltünk. Ha projektalapon dolgozol, akkor nagy valószínűséggel adott órák állnak rendelkezésre, amit be kell vinned az SAP rendszerbe, hogy mivel mennyi időt töltöttél. Ha ezen felül szeretnéd mérni a munkára fordított időt, használd például a Toggle nevű programot!

Azonban mielőtt elkezdesz használni egy időmérőt programot, van ennél egy sokkal kifizetődőbb módszer. Kezdd el írni negyed óránként, hogy mivel töltöd az idődet! Készíts erre egy táblázatot! Nem baj, ha több oldalas lesz, mert egyre nem tudsz elég információt írni.

Szabd meg előre, mivel mennyi időt töltesz! Használd a timeboxing technikát! Egy péntek délutánon összegezd, hogy milyen feladatokkal töltötted a heted! Így kiderülhet, hogy mire mennyi időt fordítottál, hasznosan, vagy haszontalanul.

Azért ajánlatos kézzel írni pár hétig, mert a papírt mindig magaddal viheted, és nem kell ismételten a telefont nyomkodni. Úgyis túl sokat használjuk…

Szedd rendszerbe a dolgaid!

Használj egy feladatkezelő programot és szinkronizáld a naptáradban a  többi kollégával! Egy kattintásra tegyél be egy online WebEx, Zoom meghívót az e-mailben.
Állíts be ismétlődő feladatokat! Itt található, egy hasznos bejegyzés a google naptár használatáról, amiben lényeges tanácsok találhatók.

Vagy olvass egy hasznos könyvet a projektvezetés alapjairól. 

Készíts folyamatleírásokat és azokat pontosítsd!

Ez azért egy nagyszerű dolog, mert így mindig csak az adott folyamathoz kell megnyitni a dokumentumot. Vagy elég, ha csak egy csekklistát készítesz

Használd az arist, vagy pedig a lucidchart szoftvert! Rengeteg mintapélda található a programokban. Miért is jó? Mert adott folyamatra már lesz kialakított módszered, ami szerint tudsz haladni, és nem kell újra feltalálni a kereket.

Használj CRM rendszert, azaz tényleg automatizáld a válaszaid!

Mi az a CRM? Customer Relationship Management kifejezés rövidítése. Magyarul általában az ügyfélkapcsolat-kezelés kifejezés használatos.

Főbb különbség az Enterprise Resource Planning (ERP) szoftverekkel szemben, hogy az ERP szoftver segítségével hatékonyan kezelhető a vállalat legfontosabb funkciói, mint például a készletezés. A CRM-et az ügyfélkapcsolatok kezelésére használják. Ez a szoftver az ügyfelekkel kapcsolatos rendszerekkel foglalkozik, és célja az értékesítés, a kommunikáció hatékony fenntartása. Mindkettő eltérő megközelítést alkalmaz a vállalat javítására.

Ha egy weboldalon feliratkozol, akkor utána kapod a névre szóló e-maileket. Nem véletlen, mivel a rendszerben, mind az adott [myfirst] került beillesztésre. Ezért kell mindig megadni a keresztneved és az e-mail címed.
De ezt a folyamatot nagyon jól lehet használni, HR-es kiválasztás során is.
Ha azt hiszed ördögtől való, akkor meg kell hogy nyugtassalak. Egyszerű drag and drop módszerrel megoldható.

További hasznos olvasmányok az oldalon a hatékonyság növelésére:

Összefoglaló

Magyarországon még nem kell annyira félned a mesterséges intelligenciától, mert nagy befektetést igényel. Helyette inkább végezz hatékonyságnövelő dolgokat! Kövesd nyomon az amerikai és kínai trendeket, ismerkedj meg mindig az újabb szoftverekkel!

Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,843RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen