Projektasszisztensi feladatok és alternatívák

Olvasási idő 3 perc

Ez a cikk arról szól, hogy általánosságban mik a projektasszisztens feladatai.
Egy projektmenedzser felelős a célok elérésért, határidőkért és a költségekért. Azonban ez mellett néha sokkal több időt töltenek a PM-ek az adminisztrációval, mint projektmenedzsmenttel.

Van egy jó és egy rossz hír. A projektmenedzser asszisztensi feladatok átalakulóban vannak, de Te is átképezheted magad. Ha valami új dolgot tanulnál akkor van két alternatíva, amivé továbbképezheti magát bárki.

Első körben maradjunk még a projektasszisztensi feladatoknál! Utána izgalmasabb, újféle munkakörre térünk át.

A projektasszisztens abban segít, hogy a vezető, projektmenedzser válláról levegye a terhet és egy projektasszisztens már az elejétől a hajóban van.

A projekt kezdetétől fogva támogatja a projektmenedzsert, a projekttervezés során. Kiismeri magát, hogy ki-kicsoda a projektben.

Kommunikál

A kommunikáció az egyik alapvető feladata a projektasszisztensnek az érdekelt felekkel. És ha szükséges szóvivőként is ellátja a funkcióját, bejelenti és informálja az érdekelt feleket a projektmenedzser döntéséről.

Információt gyűjt

Információt gyűjt telefonon, e-mailen keresztül vagy akár személyesen és azt összefoglalja a projektmenedzsernek.

Információt szűr

Ami információt begyűjt azt meg is tudja szűrni, hogy mi szükséges PM-nek és mi az érdekelt feleknek. A PM amikor megnézi az e-mailjeit, a kevésbé fontosak már szűrésre kerültek.

Feladatot priorizál, ha kell feladatot oszt

Miután kiszűrte a szükséges információt, azokat meg tudja becsülni, hogy mennyire fontos, kinek kell elvégeznie. Amivel nincs tisztában és nem tud dönteni, akkor a PM-nek a segítségét kéri.

Információt továbbít

Ha a projektasszisztenstől jön egy e-mail, akkor mindenki tudja, hogy az valami fontos e-mail lehet és meg is nézi, hogy mi lehet az. Sokszor egy fontos emlékeztető vagy egy új információ a projekttel kapcsolatban.

Emlékeztet

Ahogy előbb írtam emlékezteti mind a PM-et, mind az érintett feleket. Nagyon jól ismeri az e-mail emlékeztető funkciót.

Átlátja a projektet

Néha jobban kiismeri az informatikai rendszereket és mapparendszereket, hogy hova lettek lementve a fontos projektdokumentumok, mint a többi csapattag. Például nagyon jól tudja, hogy hol található a projektkommunikációs terv (ha van).

Dokumentál

Lementi az adatokat a közös meghajtóra és elő is tudja keresni egy pillanat alatt.

Projektkontrollingot is végez

Ha kell, kimutatást végez, az erőforrásokat ellenőrizni. Időben jelzi, ha kezdenek a projektben az erőforrások fogyni.

Nagyon új és izgalmas lehetőség! Legyél Scrum Master!

Esetleg valami új dolgot csinálnál? Hallottál már az agilis módszertanról? Tudod mi az, hogy Scrum Master? Ha nem, itt tudsz róla olvasni, azonban pár mondatban összefoglalom.

Fel kell készülni, mert mint ahogy eddig sokszor megtörtént, bármelyik cég dönthet úgy, hogy holnaptól agilisan dolgozik. Legyél te is felkészült! Képezd magad!

Az IT területén volt elterjedt, azonban más iparágakban, mint például a marketing területén is kezdik már alkalmazni.

Feladatok dióhéjban:

1. Facilál, azaz a megbeszélés szervezésével, vezetésével foglalkozik. Nem szakmailag vezeti a megbeszéléseket, hanem biztosítja mindenkinek a felszólaláshoz szükséges lehetőséget, kb. olyan, mint egy bíró a focimeccsen.

2. Elhárítja az akadályokat, igyekszik kordában tartani azokat, hogy a csapat dolgozni tudjon.

3. Emlékezteti és fejleszti a csapatot, hogy az agilis manifesto szerint dolgozzanak.

Ehhez a feladatkörhöz fontos a személyiség, mint egy asszisztens esetén. Szakmai tudásra is szükség van, azonban nem kell specializálódni. Elég érteni, hogy mi történik és átlátni az adott helyzetet.

Ha többet szeretnél tudni az agilis módszertanról itt tudsz olvasni!

Ha asszisztens lennél, viszont a Scrum Master feladat nem tetszik mert inkább otthonról dolgoznál, akkor legyél virtuális projektasszisztens! De azért annyit elárulhatok, hogy Scrum Masterként szép fizetést lehet hazavinni!

Mikor alkalmaznak egy virtuális asszisztenst?

Kkv esetén nagyszerű lehetőség lehet az alkalmazása, ha a cég nem tud, vagy nem akar állandó pozícióra kollégát felvenni, de egy segítségre szükség lenne időnként, aki elvégzi az adminisztratív feladatokat.

Mit is csinál egy virtuális asszisztens?

Ő egy olyan személy, aki otthonról dolgozik, saját számítógépén. Ezt igazából az tudja megcsinálni, aki már előtte asszisztensi feladatokat látott el, mivel tudja, hogy mit vár el a vezető. Jó esetben sok éves tapasztalattal rendelkezik.

A feladatok hasonlóak lehetnek mintha irodában dolgozna. Megbeszélést szervez, prezentációkat, kimutatásokat készít. Egy fontos dolog, hogy a virtuális asszisztens saját magának osztja be az idejét, és ő felel azért, hogy minden működjön. Ha tönkremegy a számítógép, neki kell rendbe hoznia.

Mielőtt bárki belevágna fontos felmérnie a tudását, és hogy mekkora igény van a jelenlegi piaci környezetben virtuális asszisztensekre. Nem mellékes, hogy bizonyos esetben, mint vállalkozó végzi a feladatait.

Összefoglaló

A projektasszisztens nélkülözhetetlen szerepet tölt be a projektvezetés során.
Növeli a hatékonyságot és segít abban, hogy a PM a sok feladat között ki ne égjen.
Szervezés, adminisztráció és ellenőrzés a fő feladata a projektasszisztensnek. Azonban amint látni lehet, van lehetőség egyéb alternatívákra is.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here