Projektkáoszban rendet rakni

Olvasási idő 2 perc

Ebben a bejegyzésben arról lesz szó, hogy miért is alakulhat ki káosz egy projektben.

Itt nyolc tipikus hiba és lehetséges megoldásai is megtalálhatók.

Elképzelhető újra visszatérni a normális, stabil projektállapotba, ha már kialakult a káosz?
Lehetséges, azonban sok energiába kerül és a megfelelő módszert kell megtalálni, amivel újra stabil állapotba hozható a projekt, amilyen gyorsan csak lehet.

Number1 probléma

Legtöbb káosz forrása a kommunikáció.
Ezért legyen kommunikációs terv!

Mindenki mindenkivel kommunikál?
Elkészült a kommunikációs terv?
Mindenki betartja?
Legyen egy konkrét kommunikációs terv, ami hierarchiára van bontva, hogy ki, kivel kommunikál, és jelent a projekten belül!

Mindenki megértette a projekt célját?
Legyen az első megbeszélésen minden tisztázva!

Mindenki ugyanazt a projektcélt látja maga előtt? Megfelelően lett kommunikálva, hogy mit is kell elérni? Az alapító okiratban érthetően meg van fogalmazva?
Megoldás, hogy még egyszer át kell beszélni a csapattal, hogy mi a konkrét feladat.

Állandóan késésben vagytok?
Időterv újbóli egyeztetése!

Biztos jól lett megtervezve a projekt időterve? Mérföldkövek reálisak?
Nem a végső céldátumot kell eltolni, hanem a projekt közbeni mérföldköveit újra ellenőrizni, és a csapattagok bevonásával újratervezni.

Mindenki máshol van, csak weben keresztül történik a kommunikáció?
Legyen személyes találkozó is!

Manapság egyre elterjedtebb a home office, meg hogy a beszállító másik országban van.
Weben beszélnek az emberek, azonban ez nem feltétlenül mindig hatékony.
A legfontosabb, hogy az elején gyakran, ha lehetséges akár hetente is összeüljenek a felek és egyeztessék a teendőket. Ha idővel mindenki ismeri a másikat, akkor lehet csökkenti a személyes találkozók alkalmát.

Nagy a projektben az elégedetlenség?
Anonim kérdőív!

Egy kérdőívvel ki lehet deríteni az elégedetlenség okát. Az eredményeket mindenkivel meg kell osztani és az intézkedéseket is.

Új problémák lépnek fel.
Folyamatos kockázatmenedzsment!

Nem elég, ha a kockázattal csak a projekttervezés szakaszában foglalkoznak, hanem miközben a projekt is folyik, akkor is figyelmet kell fordítani a kockázatokra. Erre azért van szükség, mert a végrehajtási fázisban, egy rutinszerű termék esetén is lehetségesek új kockázatok.
Ajánlatos újra felülvizsgálni, hogy keletkezett-e új kockázat!

Nem egyértelműek a feladatok, a felelősségek, és szállítandó eredmények.
Felelősség kiosztási mátrix kialakítása!

A projekt elején mindenki csinál valamit, és úgy gondolja, hogy teszi a dolgát, amikor azonban arra kerül a sor, hogy valakinek ténylegesen el kell végeznie a feladatot, akkor senki nem akarja megcsinálni, vagy a felelősséget vállalni és a döntést meghozni.
Megoldás, hogy a projekt elején a projektmenedzserek összeülnek és átbeszélnek minden fontos dolgot, és azt egy táblázatban rögzítik. Az alapdokumentum lehet a projekt szerződése. Ha szükséges, akkor ezt több megbeszélés alkalmával teszik, mivel ez egy hosszú dokumentum is lehet, ami azonban a projekt későbbi fázisában sok kellemetlenségtől megkíméli mindkét felet. RÁCIÓ a projektben szükséges. Nem a felelősség elhárításra, hanem proaktív cselekvésre kell törekedni!

Nem használnak vagy nem megfelelő projektmenedzsment szoftverek használata.
Használj szoftvert!

Ha egy táblázatban van tervezgetve a projekt, néhány makróval, az nem mindig a leghatásosabb egy projekt esetén.
Jelentősen sokféle szoftver létezik ma már, ami a tervezéstől, a rizikómenedzsmenten át a feladatkiosztásig használható. Minden cégnek a saját magának valót kell megtalálnia, és ha szükséges, a különböző modulokat módosítania!

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,877RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen