Projektalapító okirat minta, projektindító dokumentum minta

Olvasási idő 2 perc

Amikor a projekt indul, általában születik egy dokumentum, ami több néven is ismert a köztudatban. Ezek a következők: Projektalapító okirat (PAO) vagy Projektindító dokumentum (PID), Projektdefiníciós dokumentum (PDD), Project charter, Projektauftrag vagy bármi más néven futó anyag, ami nagy vonalakban írja le, amit a projektről az elején tudni lehet. Készítheted tetszés szerint – mások is így teszik -, mivel nincs egységes formája. 

A dokumentum elkészítése után dönteni kell arról, hogy egyáltalán a projekt és a projekttervezés elindulhat-e, vagy sem. 

A projektalapító okirat jelentése

A projektalapító okirat – project charter – egy olyan dokumentum, amely a projektről egy átfogó képet mutat. Nem a feladatokkal foglalkozik részletesen, hanem a projekt célkitűzéseit és a várható eredményeket szedi össze.

Amint a felső vezetés vagy a szponzor jóváhagyja a projektalapító okiratot, a projektvezető nekiállhat bújni és felépíteni a projekttervet.

A projektalapító okirat - project charter - egy olyan dokumentum, amely a projektről egy átfogó képet mutat. Nem a feladatokkal foglalkozik részletesen, hanem a projekt célkitűzéseit és a várható eredményeket szedi össze.

Milyen hosszú legyen a projektalapító okirat?

Ez esetben minél rövidebb, annál jobb. Ideális az 1 oldalas.

Mielőtt nekiállsz, érdemes egyeztetned, hogy mi legyen benne, és mi készüljön még el hozzá.

Ha mindent hozzá akarsz csatolni, és részletesebben kidolgozni, akkor is maximum 5 oldal legyen! Ennél feljebb tényleg ne menj, különben soha senki nem fogja elolvasni! Az átláthatóság kedvéért tegyél az elejére egy összefoglaló oldalt!

Fontos két dolgot megkülönböztetni

Külföldön némelyest másképp működik a dolog. Ha angolul nézel utána a project charternek, akkor ott képbe jön még valami. 

Ez nem más, mint a statement of work (SoW), azaz a projektfeladat-leírás, viszont ez és a project charter két különböző dolgot jelent.

A statement of work során egy külső megrendelő állítja össze a leírást, ami tartalmazza a scope-ot, azaz a projektterjedelmet, vagyis, hogy mit kell elkészíteni az ügyfél igényei szerint. Ez egy ajánlatkérő dokumentum, majd a végén szerződésként funkcionál, és világosan feltünteti, hogy mit kell szállítani. A SoW-ból készíthető el belső használatra a project charter.

Mit tartalmazzon a projektalapító okirat?

  • A különböző érdekeltek, szponzorok, ügyfelek igényeit, követelményeit és elvárásait
  • Az üzleti elvárásokat
  • A projekt által elérendő célokat, ami mérhető
  • Kockázatokat és azok kezelését
  • Egy rövid időtervet mérföldkövekkel
  • Pénzügyi elemzést (business case), ami a befektetés megtérülését támasztja alá

Mi történik azután, hogy megcsináltad az okiratot?

Sok variáció nincs: vagy jóváhagyásra kerül, vagy módosításokat kérnek még, vagy lefújják a projektet.

A projektalapító dokumentum egy kulcsfontosságú döntési pont. Némi elemzés után kirajzolódik, hogy eljut-e abba a fázisba, hogy projekt legyen belőle.

Van rá precedens, hogy egy projekt összes előkészítő elemzése és dokumentuma elkészül, de a pillanatnyi pénzügyi helyzet – vagy egyéb körülmény -, időközben megváltozik, így a projektalapító dokumentumot a vezetés mégsem hagyja jóvá. Így az eddig ráfordított költségek ugyan veszteséget okoztak, de összehasonlíthatatlanul kisebbet, mint egy sikertelen projekt teljes költsége esetén.

Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,843RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen