10 legtöbbször elkövetett projekthiba és a megoldások

Olvasási idő 3 perc

1. Rosszul kezelt elvárások 

Egy projektben nagyon könnyű azt gondolni, hogy a csapatod, vagy ügyfeleid pontosan tudják, hogy mit kell szállítani, és mikor lesznek kézbesítve. Elkészül az ajánlat, elfogadja a megrendelő, az ajánlat készítője pedig örül. Egy projektvezetőnek kerül átadásra a projekt – cégen belül -, aki viszont nem volt benne az elejétől. Kis csapatod végezte a megvalósíthatósági tanulmányt, és nem volt idő belemenni a részletekbe?

A dokumentumok és projekttervek kidolgozására sajnos nem mindig jut elég idő, amelyekkel kommunikálhatjuk ezeket a dolgokat. Vannak olyan projektvezetők is, akik úgy gondolják, hogy ez csak saláta.
Ha azt szeretnéd, hogy mindenki ugyanazt értse, akkor kommunikálj, vitassátok meg már a projekt elején, hogy ki mit ért, és mit vár el!
Ez segít az elvárások megértésében, és ezt folyamatosan fenn kell tartania. Ha állandó, nyílt párbeszédet folytatsz a projektben, akkor nem érhet meglepetés.

2. Nem megfelelő kommunikáció csapaton belül

A projekt hibái között sokszor felmerül, hogy kevés, illetve nem elég jó minőségű a kommunikáció a csapatban. Ha félreértés történik, mindenki ujjal mutogat és hibáztatja egymást. Ismerős?

Egy projekt nagy része kommunikációból áll, ezért időt kell rá szakítani. Fontosak a jól megírt jegyzetek, jegyzőkönyvek, és hogy ki mikorra, mit szállít.
Lényeges, hogy nemcsak szóban, hanem akár egy egyszerűen elkészíthető képernyőfotón is megmutasd, mit akarsz valójában. 

3. Időterv nem egyeztetése másokkal

Rémlik az alábbi történet?
Itt egy forgatókönyv, amely túl gyakran fordul elő: a projektmenedzser létrehoz egy ütemtervet, megosztja azt az ügyféllel, majd megállapodnak.

A csapat később látja csak ezt az ütemtervet. Mindenki dühös és stresszes.

Miért is? Mert hiányzott a csapattal a kommunikáció.
Hasznos előre elkészíteni az ütemtervet, elsőként megosztani a csapattal, és csak utána kommunikálni az ügyfél felé.
Egy előre elkészített, könnyen módosítható Gantt diagramban az ütemterv módosítás nagyon egyszerűen elvégezhető. Miután a csapat megegyezett, lehet az ügyfél felé kommunikálni. Ezt a Gantt diagramot megosztom veled ebben a bejegyzésben.

4. Ezt most csináljuk meg gyorsan

Halad a projekt, de módosítani kellene, mert az ügyfél még szeretne valamit. Ilyenkor minden eldobásra kerül, és az lesz megvalósítva. Persze más meg azt várja, hogy haladjunk mindkét munkával. És itt jön a varázsmondat, amit bármikor bevethetsz: Megoldjuk, de akkor mit ne csináljunk helyette?!

5. Csak egyvalaki dönt

A projektvezetőknek meg kell hallgatnia a csapat javaslatát! Amikor figyelmen kívül hagyja a csapatát és elriasztja őket attól, hogy megosszák ötleteiket és javaslataikat, mert úgy gondolja, hogy sokkal jobban tud mindent, akkor a csapattagok általában hallgatnak, és motiválatlanok lesznek.
Hallottad már a servant leader jelentését? Támogató vezető, aki a beosztottjait segíti, megbízik bennük, és csak felügyeli a döntéseket. Nem irányítja őket.

Kommunikálni kell mindenféle javaslatot! A projektvezető sem mindentudó. A csapata segítségévél éri el a projektcélokat. A nyitott kommunikáció nagyon is fontos. Oszd meg bátran észrevételeidet, akár négyszemközt is!

6. Rossz projektindítás

Bármely projekt elindulásakor aktív projektindító megbeszélésre van szükség, hogy a csapat minden tagja tisztában legyen a projekt céljaival, valamint a szerepükkel és felelősségükkel. Erre való a kick off megbeszélés. Az első ülés során gondoskodni kell arról, hogy a tagok megértsék és megismerjék, mire számítanak tőlük.
Megint csak azt tudom mondani, hogy tisztázni kell mi a cél, mit mire kell szállítani!
A bejegyzésben mindent megtalálsz.

7. A cél hiánya. Mit is fejlesztünk?

A nem létező vagy rosszul megfogalmazott cél és tervezés bármilyen projekt sikerét befolyásolhatja. Nem érti senki, hogy mi is a projekt célja? Nem lett SMART módon megfogalmazva?

“Cél nélkül nem létezhetnénk, mert a célunk hozott létre minket. Az motivál, az irányít. A célunk határoz meg minket.” /Mátrix c. film/

Fogalmazd meg SMART modon:

  • Specific – Specifikus, konkrét
  • Measurable – Mérhető
  • Achievable – Akcióorientált, elérhető
  • Relevant – Reális, releváns
  • Time-bound – Terminizált, határidőhöz kötött

8. Több projektben való részvétel

Elkerülhetetlenül megesik, hogy néha-néha több projektben is részt veszünk.
50-50%, 30%-70% a jó arány?
Jó arány nincs, mert a koncentráció hiánya lép fel.
Mit lehet ez ellen tenni?

Talán ami jól működhet, hogy a projektek között nincs 5 percenként átugrálás, hanem napszakokra kerül a feladatok elvégzése.
Ne hagyd, hogy más kizökkentsen a feladataidból!

Nem minden sürgős, ami fontos.

9. Össze-vissza való szállítás, a visszajelzés hiánya

Fontos a gyakori szállítás, és a visszajelzés.
Elég egy rövid státuszriport adása, vagy csak képernyőfotó, egy rövid megbeszélés, hogy hol áll a projekt, akár a számítógéped mellett.
A kiszámíthatatlanság a projekt legjelentősebb problémája. Egyik fél sem szereti a bizonytalanságot.
Jó lesz? Nem lesz jó? És két hónap után nem azt kapta a megrendelő, amit elvárt.
Ezért lehet hasznos megismerned az agilis projektmenedzsmentet.

10. A kockázatkezelési vagy ellenőrzési mechanizmus hiánya

Senki nem szeret ott ülni, és végig zongorázni, hogy milyen hibák léphetnek fel a projekt során.
Bármennyire is gondosan előkészített egy projektterv, a dolgok bármikor rosszra fordulhatnak, mivel minden projekt rejt a végrehajtása során kockázatot.
A gyakorló, tapasztalt projektmenedzserek ezt jól tudják, és biztosítják a kockázatkezelési stratégiát a projekt elejétől kezdve folyamatosan a projekt végéig.
Ha van egy kérdéssor katalógus, akkor könnyen és gyorsan végig lehet menni a lehetséges felmerülő hibákon.

Ezek a 10 legtöbbször előforduló hibák. Legtöbb probléma oka a megfelelő, és elégséges kommunikáció hiánya. Ezért igyekezz mindig minőségi információt kommunikálni, a mennyiség helyett! Érdekel, hogy ezt hogyan tudod megtenni és még milyen hibákat tudsz elkerülni a projektjeid során? Sajátítsd el a projekt alapjait 154 oldalon keresztül!

Nézd meg Az ifjú projekttitán című könyvet és rendeld meg, mert segítségedre lesz minden projekt során! Kattints ide, és tekintsd meg a könyvet >>> https://www.projektallasok.hu/az-ifju-projekttitan/

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,877RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen