Amitől sikeres a Projektindító megbeszélés, azaz a Kick-off meeting

Olvasási idő 3 perc

A projektek megfelelő indítása megkönnyíti a munka és a csapat irányítását.

Szeretünk azonnal nekiállni a projektnek, azonban hasznos, ha az elején átgondolásra kerül, hogy hogyan induljon el. Egy kis időt vesz igénybe, hogy megtervezd és ellenőrizd munkádat -hogy megvan-e minden, amire az induláshoz szükség van-, de ha ez kész, akkor máris sikeresen indulhat a projekt a vezető és a csapat között, mert mindenki tisztán látja, hogy mit kell csinálni.

Az összes projekttalálkozónak fontosnak kell lennie, de a projektindító értekezlet a legfontosabb

Mivel meghatározza a teljes projekt alapját és jövőképét. Ha azt szeretnéd, hogy ez a találkozó rendben legyen, készíts projektindító értekezlet napirendi pontokat, amik segítik a találkozót vezetni, és amik lefedik a projekt összes kulcsfontosságú pontjait.


Készen állsz egy Kick-off találkozó megszervezésére?

Függetlenül attól, hogy egy kicsi vagy nagy, informális vagy formális projektbe kezdtél, a cél az legyen, hogy informatív projektindító találkozóval kezdj. És ezt a projektindító találkozót érdemes előre megtervezni.

Nézzük a legfontosabb kérdéseket a szervezéssel kapcsolatban

  • Mennyi ideig tartson a megbeszélés?
  • Mikor legyen?
  • Kik vegyenek részt?
  • Hol legyen?
  • A dokumentumok vetítve jelenjenek meg?
  • El kell küldeni előre az anyagot?

A Kick-off találkozó napirendjének kidolgozása

Projektindító megbeszélés, azaz a Kick-off találkozó az egyik legfontosabb dolog a projektek során. Ha jól elő van készítve a projekt és indítva, akkor sok kellemetlenségtől megtudja magát kímélni az ember.

Most, hogy átgondoltad a találkozó néhány alapját, ideje elkészíteni a napirendet és megtervezni azt, amit valójában mondani akarsz a résztvevőknek.

1. Alapadatok megadása, projekt neve, megrendelő neve

Írd le a megbeszélés alatt álló projekt nevét és / vagy számát, ahol a találkozót tartják, ki a projektmenedzser és a projekttulajdonos! Végül jegyezd fel az ülés dátumát és időpontját! (Lásd dokumentum teteje.)

2. Résztvevők a találkozó alatt

Nevezd meg név szerint az ülésen részt vevő embereket és a projektben betöltött szerepüket! Legyen egy teljes lista azokról, akik ott voltak.

Ha valakiről tudod, hogy nem fog megjelenni, akkor jegyezd fel, hogy ki fog helyette távolról csatlakozni. Senkit ne érjen meglepetés a kihangosítóval!

3. Egyedül, vagy valaki mással vezeted a megbeszélést?

Ha egyedül, akkor nem szükséges kiosztani a feladatot másnak, azonban figyelj arra, hogy készüljön a megbeszélésről jegyzőkönyv! Ebben az esetben elég egy sima szöveges dokumentum, amiben össze lesznek foglalva az elhangzottak. Első megbeszélésre ez a típusú elég. Ha érdekel, hogy még milyen fajtákat használhatsz, olvass utána a könyvben!

4. Készítsd el a bemutatásra váró dokumentum-összefoglaló első oldalát

Ezek a pontok mindenképp szerepeljenek:

  • Miért is gyűltek össze
  • Mi a projekt célja
  • Pár infó a csapatról
  • Projektszponzorok bemutatása

5. Minden lényeges pontról adj információt

Ezzel kapcsolatban készült egy csekklista.

  • Szerződés – Aláírva? Beszállítók is megvannak? Szerződve?
  • Mit vár el a megrendelő – Össze van foglalva? Mit szeretne először látni az elkészültek közül?
  • Scope, terjedelem – Mit kell, és mit nem kell elkészíteni projektben?
  • Projektterv – Van? Megtalálható?
  • Csapattagok szerepe – Megvan a csapat? Mindenki tudja mi a feladata?
  • Időterv – Fő mérföldköveket meghatározták?
  • Költségek – Jóvá lettek hagyva? Elég órák vannak a projektre?
  • Elvárások – Mit vár el a projektmenedzser?
  • Megbeszélések – Hetente, kéthetente lesznek?
  • Riportok, jelentések – Változásmenedzsment, kockázatmenedzsment lépései kidolgozva?

Ezt a dokumentumot le is töltheted.

6. Az utolsó előtti oldal legyen az összefoglaló, áttekintő oldal

Mindenképp vázolj fel egy gyors áttekintést, amiről szó volt az előző pontokban, hogy emlékeztesse a jelenlévőket.

7. A végén legyen idő a kérdésekre, válaszokra

Sokszor nem kérdeznek az emberek, azonban ha valaki elkezdi, akkor már beindulhat a kérdésözön.
Ha senki nem kérdez, akkor is mondj még pár szót. Ezután már biztos lesz egy jelentkező, mivel ez gondolkodásra sarkallta őket.

A megbeszélésén rögzítsd az elhangzottakat, majd kövesd nyomon az eseményeket

Amint fentebb említésre került, elég az első megbeszélésen egy szöveges dokumentumba jegyzetelni az elhangzottakat.

Fontos, hogy a megbeszélés után azonnal kerüljön megírásra az összefoglaló, ha nem volt olyan, aki segített jegyzetelni. Mielőtt elküldenéd a résztvevőknek, tekintsd át! Visszajelzést fognak adni, ha esetleg valami nem tiszta.

Ha valami kérdés volt a megbeszélésen, de nem tudtál rá választ adni, járj utána minél előbb és reagálj az illetőnek, így elkerülheted az elégedetlenséget a csapatban.

Most, hogy tudod a sikeres projektindító ülés napirendjét, itt az ideje, hogy elkészítsd!

Általában mik a legnagyobb elégedetlenségek? Projekt közben mi szokott meglepést okozni? Írd meg kommentben!

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here