hétfő, március 30, 2020

5 why, tehát az 5 miért módszer példával

Olvasási idő 3 perc

Már biztos hallottad párszor az 5 Miért módszert, azaz más néven a 5 why-t. A bejegyzésben kitérünk a technikájára, és arra, hogy hogyan alkalmazd. A lényeg, hogy mindig együtt a csapatoddal, és kis hibák esetén is kezdd el alkalmazni! Legyen meg a tanulási görbe! Különben csak a csapat fogja szétzülleszteni egymást belülről.

Ötször egymás után megkérdezzük, hogy miért mindig az előző válasszal kiegészítve

Leanből ered és az agilis projektmenedzsmentben is használják a retrospektívek, azaz az adott fejlesztési időszak áttekintése végén, amikor visszatekintésre kerül, hogyan alakult a meghatározott időszak. De akár a Startupod esetében is használhatod. Sőt, bárhol az életben.

Az 5 miért technika szerint minden műszaki probléma emberi mulasztásra vezethető vissza. Ezzel a kérdezéstechnika módszerrel a 5 why által feltárható a probléma oka.

Hogyan is legyen az 5 miért módszer megbeszélése?

Mielőtt a három példához ugranánk, fontos tisztázni az alapokat. Legelőször is nagyon fontos, hogy ne vádolja senki egymást! Történt ami történt, és erre jó az 5 miért módszer, hogy az a hiba a jövőben elkerülhető legyen. Lesson learned, tehát tanulunk a leckéből, miután feltárásra került az ok.

Lényeges kiemelni, hogy mindenki jelen legyen a csapatból. Mert ha akár egy feladatkiosztás van, vagy akár egy hiba okának feltárása során valaki nincs jelen, akkor … a hiányzó kapja a feladatot, vagy ő lesz hibás.

Amiért jó az 5 miért megvalósítási módszerHibák 5 miért megvalósítási módszer esetén
A csapat együtt, egy helyen egyszerre van jelen, és tényleg mindenkiHiányzik néhány ember, nincs mindenki jelen
Mindenki nyíltan elismeri a hibákat, legyen akár rendszerhibaSzemrehányásba torkollik a megbeszélés a csapatszellem hiánya végett
Dokumentálásra kerül, és nyomon lesz követve a hiba kijavításának okaHiányzik az irányítás a megbeszélés alatt

Csak szóban zajlik a meeting, nincs egy egyszerű összefoglaló róla

Ha először jelentkezik hiba, akkor még elnézőnek és toleránsnak kell lenni, és megtenni a megfelelő intézkedéseket. Másodszorra már nem léphet fel a hiba!

Nézzünk három 5 miért példát!

A cél annak tisztázása volt, hogy miért nem kerül betartásra a szállítási határidő:

Első példa 

  • Miért nem kerül betartásra a szállítási határidő?

Mert az eladók olyan kötelezettségeket vállalnak, amelyeket nem lehet megtartani, és amelyek nem egyeztethetők a termeléssel.

  • Miért nem egyeztetnek a termeléssel?

Mivel értékesítési érvként a határidőt használják, és arra támaszkodnak, hogy valamilyen módon sikerül időben a szállítás.

  • Miért támaszkodnak rá az eladók, hogy majd időben elkészül?

Mert az eladóknak nincs hozzáférése a gyártási ütemezéshez, és csak durván tudják becsülni a gyártási időt.

  • Miért nem férnek az eladók a gyártási ütemezéshez?

Mivel az eladóknak, nincs hozzáférése a belső rendszerhez.

  • Miért nincs hozzáférésük?

Mert az eladók kiképzése még nem tart ott, hogy használják a programot.
Ezután cselekvési tervet kell készíteni az eladók képzésére, hogy használni tudják a belső rendszert.

Második példa:

  • Miért nem lett elküldve a rajz a beszállítónak időben?

Mert nincs elég kapacitásunk elvégezni a munkát.

  • Miért nem volt elég kapacitás elvégezni?

Mert több projektben is benne vagyunk.

  • Miért vagytok benne egyszerre több projektben?

Mert nincs elég ember, akinek odaadjuk a feladatot.

  • Miért nincs elég ember?

Mert nincs megfelelő ember.

  • Miért nincs megfelelő ember?

Mert túl nagyok az igényeink.
Megoldás: olyan új munkatársat kell találni, akinek megvan az alaptudása, szemlélete és gyorsan, pár hónap alatt megtanulja az adott feladatot. Másik lehetőség külső  interimet alkalmazni egy időre, amíg a megfelelő ember megtalálásra kerül. 

A harmadik példa: ez egy nagyon sarkalatos példa, de segíthet a CV-dben

  • Miért nem hívnak be sales manageri pozícióra, amire pályáztam?

Mert túl sok információ van a CV-ben.

  • Miért van benne túl sok információ?

Mert mindent bele akarok írni, hogy mit végeztem idáig a középiskola óta.

  • Miért akarsz mindent beleírni?

Azért, hogy lássák, mennyi mindennel foglalkoztam már.

  • Miért kell látniuk, hogy mennyi mindennel foglalkoztál már?

Mert így látják, hogy sokkal több tudásom van, mint amit kérnek.

  • Miért jó, hogy látják, több a tudásod, mint amit kérnek?

Mert így még más pozíciókra is jó vagyok. Minden álláspályázatra való CV ≠ Sales manageri pozíció CV-vel. Ezután hasznos úgy a CV-dben kiemelni a pontokat, és csak azokat beleírni, benne hagyni, amik segítenek kiemelni, hogy miért vagy alkalmas a pozícióra.

Hogy elkerüld a hibát, kell a proaktivitás!

Azaz kérdezd meg néha magadtól, miért alakulhat ki az adott hiba!

RACI mátrix, azaz a felelősségi mátrix alkalmazása

Olvasási idő 3 perc

– Ezt az eszközt a felelősségek meghatározására hozták létre – ecsetelte Rob. – Egy projektben, ahol komplexebb feladatokat kell elvégezni, sokszor nem tiszta, melyik félnek mi a dolga… A táblázat nélkül is mindenki dolgozik, csak előfordulhat, hogy az adott kolléga nem érzi magát felelősnek a feladatért, csak “csinálgatja” a dolgát. Előfordul, hogy a cégnél a régi dolgozók és a főnökök, akiknek nagyobb a döntési jogköre, utólag átadják másnak a feladatukat, ha nem készül RASIC vagy RACI-tábla. Előfordul, hogy bizonyos feladatokat soha senki nem végez el, csak mert nem mennek le olyan mélyre, hogy a konkrét munkaelosztást és a felelősségeket megbeszéljék. Ilyenkor lehet hallani, hogy nem is a mi dolgunk. Sokszor csak akkor tűnik fel, hogy egy feladat elmaradt, amikor már késő, amikor már kritikus.

Így lehetne összefoglalni a RACI táblázat lényegét. Ez az idézet Az ifjú projekttitián könyvből származik.

Nézzünk egy példát, hogy hogyan illetve mikor alkalmazd:

RACI mátrix példa

RACI mátrix jelentése egyszerűen:

  • R: responsible, vagyis ki végzi el a feladatot.
  • A: accountable, approve vagyis kit vesznek elő, ha baj van. 
  • C: consulted, vagyis kivel kell beszélni a feladatról.
  • I: informed, vagyis kit kell informálni a feladat előrehaladásáról.
RACI mátrix, azaz a felelősségi mátrix

RACI mátrix jelentése pontokba szedve

„R” – Responsible – Felelős

A feladat elvégzéséért felelős személy, aki megcsinálja a munkát. Felelős a tevékenységek megfelelő végrehajtásáért, a követelmények teljesítéséért. Jogosult a szükséges támogatást megkapni a többi projektcsapat tagjától. Minden feladathoz pontosan egy felelős tartozik.

„A” – Approve – Jóváhagyó

Végsősoron felelős a küldetés vagy feladat helyes és alapos befejezéséért, neki kell jóváhagynia az adott dokumentumot, a termék beszerzését stb. Minden feladathoz legalább egy jóváhagyó szükséges. Különleges eset, ha a felelős (R) és a jóváhagyó (A) egy és ugyanaz a személy.

„C” – Consulted – Konzulens

Kivel kell beszélni, mielőtt végrehajtjuk a feladatot, mert vagy adata van, vagy véleménye, információja arról, hogyan is lenne érdemes nekilátni ennek a feladatnak.

„I” – Informed – Informálandó

Bizonyos csapattagokat vagy a kapcsolódó részlegeket, a menedzsmentet szükséges tájékoztatni a feladat állásáról, befejezéséről. Nekik valamely ok miatt naprakésznek kell lenniük a haladás kapcsán. Feléjük egyirányú a kommunikáció, vagyis csak kapják az információt.

Van még több variáció, lehet például a RASIC is

Ebben az esetben, egy S betűvel egészül ki.

„S” – Supporting – Támogató

Aktív támogatásra kötelezett résztvevő. A projektcsapat ezen tagja proaktív módon segíti a végrehajtásért felelős személyt (R) a célok elérésében.

Mikor használj felelősség kiosztási mátrixot?

A RACI mátrix szinte minden projektet jól szolgál. Különösen akkor hasznos, ha a feladatok több erőforrást igényelnek, egyidejűleg futnak, vagy más feladatoktól függenek.

Íme néhány eset, amikor a RACI diagram hasznos lehet:

  • A döntéshozatal vagy a jóváhagyás folyamata megakadályozhatja (jobs stopper) a projektet.
  • Konfliktusok merülnek fel a feladatok tulajdonjogában vagy a döntéshozatalban.
  • A projekt munkaterhe nem oszlik el egyenletesen.
  • A csapat tagjai gyakran cserélődnek, így ha valaki új lép be a csapatba, időt lehet spórolni ezzel a dokumentummal 

Hogyan hozz létre felelősség kiosztási mátrixot?

A projektmenedzser feladata, hogy létrehozza első lépésként a fő dokumentumot, amit a WBS, és a fő időterv alapján határoz meg.
A bal oldali oszlopban kerül felsorolásra az összes feladat, mérföldkő.
Felső sorba odaírja a stakeholdereket, akik lehetnek külsők-belsők, nem név kell, hanem funkció, részlegek szerinti név…
Ezután rögzíti a megfelelő betűket a RACI mátrixban…
Majd  egyeztet a funkcióvezetőkkel, stakeholderekkel (belsővel, ha van megrendelő) és megkéri őket, hogy adjanak visszajelzést.
Ha ez megtörtént, akkor még a megrendelővel, beszállítóval kell egyeztetni a végleges RACI-ról.

Fontos figyelni!

  • Hiba lehet, ha minden egyes részletet rögzíteni akarsz a RACI mátrixban.
  • Igyekezz mindig a legfontosabb pontokat felvinni, és minél rövidebben és egyértelműbben megfogalmazni!
  • Ha rövidítéseket használsz, akkor bontsd ki, mert fél, vagy egy év múlva már kicserélődött jó pár projektcsapat tag.
  • Aki jóváhagyó, neki tényleg legyen hatásköre a döntéseket illetően.
  • Ha valaki túl sok mindenért felelős, akkor lehet túl sok munkát kapott.
  • Adott feladatra mindig egy R és A, ha nincs A akkor R a felelős a feladatért.
  • Túl sok C se legyen, mert az is lelassíthatja a munkát!

Ha már mestere vagy a RACI mátrixnak, akkor nézz körül az állások között!

Hogyan növelhető a munkahelyi teljesítmény?

Olvasási idő 2 perc

Folyamatosan a hatékonyság növelésére kell törekednünk. Aki nem fejleszti magát, az hamar észreveheti, hogy nem végez a feladataival időben. Előfordult már veled? Nézzük meg a legjobb megoldásokat, amik megkönnyíthetik a munkád! Ebben a bejegyzésben a félig automatizált megoldásokról lesz szó. Rengeteg programot használsz, és azokból kell kihozni a legtöbbet.

Előre elkészített dokumentumok

Outlookban előre megírt e-mail sablonokat hozhatsz létre, amiket csak át kell írnod, például hasznos adatok küldésére.

Kedves XY,

Küldöm az XY modósításokat.
Ezek lettek módosítva:

  • ….
  • ….

Kérlek jelezz vissza XX-ig!
Üdv
Xy

Másik lehetőség, hogy például készítesz egy alapdokumentumot, amibe csak képet kell beszúrni és pár szöveget.
Például lehetséges egy ilyen One pager létrehozása is, vagy akár egy Gantt diagrammot használni. Mérd, ami mérhető az idődben!

Hidd el fontos mérni, hogy mivel mennyi időt töltünk. Ha projektalapon dolgozol, akkor nagy valószínűséggel adott órák állnak rendelkezésre, amit be kell vinned az SAP rendszerbe, hogy mivel mennyi időt töltöttél. Ha ezen felül szeretnéd mérni a munkára fordított időt, használd például a Toggle nevű programot!

Azonban mielőtt elkezdesz használni egy időmérőt programot, van ennél egy sokkal kifizetődőbb módszer. Kezdd el írni negyed óránként, hogy mivel töltöd az idődet! Készíts erre egy táblázatot! Nem baj, ha több oldalas lesz, mert egyre nem tudsz elég információt írni.

Szabd meg előre, mivel mennyi időt töltesz! Használd a timeboxing technikát! Egy péntek délutánon összegezd, hogy milyen feladatokkal töltötted a heted! Így kiderülhet, hogy mire mennyi időt fordítottál, hasznosan, vagy haszontalanul.

Azért ajánlatos kézzel írni pár hétig, mert a papírt mindig magaddal viheted, és nem kell ismételten a telefont nyomkodni. Úgyis túl sokat használjuk…

Szedd rendszerbe a dolgaid!

Használj egy feladatkezelő programot és szinkronizáld a naptáradban a  többi kollégával! Egy kattintásra tegyél be egy online WebEx, Zoom meghívót az e-mailben.
Állíts be ismétlődő feladatokat! Itt található, egy hasznos bejegyzés a google naptár használatáról, amiben lényeges tanácsok találhatók.

Vagy olvass egy hasznos könyvet a projektvezetés alapjairól. 

Készíts folyamatleírásokat és azokat pontosítsd!

Ez azért egy nagyszerű dolog, mert így mindig csak az adott folyamathoz kell megnyitni a dokumentumot. Vagy elég, ha csak egy csekklistát készítesz

Használd az arist, vagy pedig a lucidchart szoftvert! Rengeteg mintapélda található a programokban. Miért is jó? Mert adott folyamatra már lesz kialakított módszered, ami szerint tudsz haladni, és nem kell újra feltalálni a kereket.

Használj CRM rendszert, azaz tényleg automatizáld a válaszaid!

Mi az a CRM? Customer Relationship Management kifejezés rövidítése. Magyarul általában az ügyfélkapcsolat-kezelés kifejezés használatos.

Főbb különbség az Enterprise Resource Planning (ERP) szoftverekkel szemben, hogy az ERP szoftver segítségével hatékonyan kezelhető a vállalat legfontosabb funkciói, mint például a készletezés. A CRM-et az ügyfélkapcsolatok kezelésére használják. Ez a szoftver az ügyfelekkel kapcsolatos rendszerekkel foglalkozik, és célja az értékesítés, a kommunikáció hatékony fenntartása. Mindkettő eltérő megközelítést alkalmaz a vállalat javítására.

Ha egy weboldalon feliratkozol, akkor utána kapod a névre szóló e-maileket. Nem véletlen, mivel a rendszerben, mind az adott [myfirst] került beillesztésre. Ezért kell mindig megadni a keresztneved és az e-mail címed.
De ezt a folyamatot nagyon jól lehet használni, HR-es kiválasztás során is.
Ha azt hiszed ördögtől való, akkor meg kell hogy nyugtassalak. Egyszerű drag and drop módszerrel megoldható.

További hasznos olvasmányok az oldalon a hatékonyság növelésére:

Összefoglaló

Magyarországon még nem kell annyira félned a mesterséges intelligenciától, mert nagy befektetést igényel. Helyette inkább végezz hatékonyságnövelő dolgokat! Kövesd nyomon az amerikai és kínai trendeket, ismerkedj meg mindig az újabb szoftverekkel!

A Zoom használata

Olvasási idő 3 perc

A Zoom meeting letöltése először akkor indul el, amikor rákattintasz a meghívóban szereplő linkre. Megjelenik a zoom download felirat és pár kattintás után már telepítésre kerül a program.

A képeken végiggörgetve Te is könnyedén elsajátíthatod a zoom használatát.

Legtöbbször a zoomban elsőként a képernyő megosztása szokott gondot okozni és a képernyő visszaadása, azonban ez is megtekinthető a képek között.

Zoom videókonferencia részvételéhez szükséged lesz:

  • megfelelő sávszélességű internetre ( 1 Mb le- és feltöltési sebesség már elég a videóhoz is)
  • egy eszközre (számítógép, telefon, …), aminek van mikrofonja, kamera akkor kell, ha azt akarod, hogy látható légy
  • akár a legegyszerűbb telefonra amihez mikrofonos fülhallgató is kiváló 

Akkor is működik, ha csak a gép beépített mikrofonját használod és nincs egyáltalán kamerád. Ha inkább telefonon vagy alkalmazásból használnád, akkor a telefonod applikációs központjában is le tudod tölteni.

Használati tanácsok zoom videókonferenciához:

  • amikor nem Te beszélsz, a bal alsó sarokban lévő mikrofon ikonnal (lásd a képen) némítsd le a hangot, így a közeledben hallható háttérzajok sem zavarnak
  • ha akadozna a hang, kapcsold le a videót a kis kamera ikonnal (lásd a képen)
  • a neved helyesen jelenjen meg, mert mások is látják majd
  • meg tudod osztani a képernyőd látványát a Share screen -re kattintva (lásd a képen)
  • lehetőséged van személyes kérdéseket is feltenni a résztvevőknek vagy az egész csoportnak a Chat funkcióval (lásd a képen)

További hasznos bejegyzések a témában:

Képernyőfotó készítése
Google naptár használata és a naptár megosztása
10 pontos home office tippek
Íratlan e-mail szabályok

Home office tippek-trükkök 10 pontban összeszedve

Olvasási idő 2 perc

Egyre többet hallhatsz arról, hogy a távmunka a jövő. Most még inkább előtérbe került a koronavírus miatt.

Az otthoni munka nem is annyira könnyű. Sok buktatót rejt, és fel kell készülni rá munkavállalói szinten is. Biztos, hogy nem minden munkakörben lesz megoldható, de ahol minimálisra lehet csökkenteni az irodai munkavégzést, ott jól működhet.

Tekintsd át néhány rövid pontban a legfontosabb dolgokat, ami problémát okozhat az otthoni munka során!

Férj hozzá a céges meghajtón lévő adatokhoz!

Lehet triviálisnak tűnik, de nem mindenki, és nem minden esetben dolgozik az adott cég egy projekt keretében felhő alapon, ezért otthonról a belső hálózaton lévő adatokhoz nem lehet hozzáférni. Emiatt szükséges egy távoli elérést beállítani. (Az előfordulhat, hogy az adatok majd lassabban jönnek át.)

Legyen biztonságos adathozzáférés!

Mivel otthoni hálózatról dolgozol, ezért te felelsz az adatokért, amik nálad vannak a számítógépen. Van VPN hozzáférésed? De mi az VPN? Biztosíthatod, hogy a számítógéped ne legyen többé követhető, egy titkosított csatornán keresztül történik az adatcsere. Ha még nincs VPN hozzáférésed, kérj, ha annyira titkosítottak az adatok. Nagy cégeknél már alapból adnak ilyen hozzáférést.

Használjatok jelszót!

Most, hogy otthonról dolgozol, és nem lesz alkalmad odalépni az egyik kollégához, porszem mindig kerülhet a gépezetbe. Tegyél jelszót a dokumentumokra amit küldesz, és a jelszót utána továbbítsd e-mailben. Ha egységes jelszót használtok, akkor idővel mindenki tudni fogja a csapaton belül.

Legyen egy IT-s kolléga, akit elérhetsz bármikor!

Az elején biztos több munkája lesz, de ha készített egy jó csekklistát, amit mindenkinek követnie kell, és ami alapján végighalad, akkor mindenkinél gyorsabban megoldja a szükséges beállítást.

Legyél látható, és hallható!

Tudják, hogy dolgozol, tudják, hogy számíthatnak rád.

Használsz céges Skype-os rendszert, amiben látható mindenki státusza?

home office esetén legyél mindig látható Skypon

Ne csak tervezz-tervezz-tervezz, hanem hozz döntést is!

Amikor hiányzik a személyes kontaktus, nehezebb döntést hozni és átlátni a szituációt.

Beszéljetek gyakran a kollégáiddal, és ne csak írásban! Inkább legyen egy rövid telefonhívás. Azért írjatok arról egy összefoglalót, hogy mit beszéltetek, és kinek mi dolga. De mi alapján? Arra itt találsz választ.

Írd össze magadnak papíron, hogy mivel töltöd az idődet!

Hidd el, ez lesz az egyik leghasznosabb dolog, mert vissza tudod nézni, hogy megy el az időd apróságokkal otthon akarva, akaratlanul.

Tegyél egy papírt magad elé, írd le, hogy mikor kezdtél el dolgozni az adott feladaton, és mire akarsz végezni.

Alakítsd ki a saját helyed!

Az a hely legyen, ami csak a tiéd. Például ne az ebédlőasztal! Ha lehet, ablak mellett legyen, de ne kifelé nézzen az asztal, mert akkor mindig elveszi a figyelmed. Ez a fény miatt kell.

És ne is a fallal szemben ülj, mivel hasznos néha a távolba elnézni, és a szemeid pihentetni.

Öltözz fel!

Sokan mondják, hogy úgy öltözz fel, mint amikor munkába mennél. Ám sokan mégsem tesznek így… Legalább egy órát vegyél fel, amitől megadod a munkának a tiszteletet! Nem kell öltönyben lenni, de valami legyen, ami arra emlékeztet, hogy dolgozol.

Tarts időnként szünetet!

Igyál vizet, mozogj, ha szükséges vegyél szemcseppet. Egyszerűen hangzik, de roppant fontos! 

Ezek csak néhány tipp volt, ami segítségedre lehet. A többi majd útközben alakul.

Íratlan e-mail szabályok, hogy a kommunikáció működjön

Olvasási idő 2 perc

Az elektronikus levelezés megváltoztatta a kommunikációs szokásainkat. Biztos hogy mindig a legjobb módon kommunikálunk?

Íratlan e-mail etikett
  1. Ha kapsz egy e-mailt és neked címezték, 24 órán belül válaszolj!
    Legalább annyit, hogy a leveled megkaptam és válaszolok két napon belül.
  2. Reggel és a munka befejezése előtt rakd a megfelelő helyre a beérkező leveleket!
    Húzd a megfelelő mappába, és csak az elintézendőket hagyd kint!
  3. Csak annak küldj levelet, akinek tényleg szükséges!
    Ha le akarod dokumentálni magad, az nem egyenlő azzal, ha mindenkinek elküldöd.
  4. Dühösen, indulatból sose válaszolj levélre, üzenetre! Várj legalább fél órát!
    Menj el helyette egyet sétálni, pihenni!
  5. Írd meg már a tárgy mezőben, hogy miről szól az e-mail!
    Ha valaki megkapja, már képben lesz a témáról.

– Hallottál már a 24 órás szabályról? – kérdezte Rob Alexet.

Alex megrázta a sörényét.
– Arról szól, hogy minden e-mailre 24 órán belül illik válaszolni. Mivel ez egy egyoldalú kommunikációs eszköz, szükségünk van rá, hogy tudjuk, a címzett megkapta a levelet, foglalkozik vele, válaszolni fog, még akkor is, ha most nem tudja megmondani, amit kérdeztünk. Amikor kapok egy e-mailt, amit nekem címeztek és nem tudok 24 órán belül elkészülni vagy megfelelő választ adni a kérdésre, akkor is visszajelzek annak, aki küldte a levelet, hogy tudja, hogy rajta vagyok az ügyön.
Rob az órájára nézett.
– Mennem kell. Holnap felhívjuk a beszállítót és egyeztetjük vele a következő megbeszélés időpontját. Viszlát kilenckor!

Érdekel a könyv többi része? Honnan való ez az idézet?
Nézd meg miről maradsz le, ha nem kattintsz ide.

Kövess minket Facebookon

2,789RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen