kedd, március 31, 2020

RACI mátrix, azaz a felelősségi mátrix alkalmazása

Olvasási idő 3 perc

– Ezt az eszközt a felelősségek meghatározására hozták létre – ecsetelte Rob. – Egy projektben, ahol komplexebb feladatokat kell elvégezni, sokszor nem tiszta, melyik félnek mi a dolga… A táblázat nélkül is mindenki dolgozik, csak előfordulhat, hogy az adott kolléga nem érzi magát felelősnek a feladatért, csak “csinálgatja” a dolgát. Előfordul, hogy a cégnél a régi dolgozók és a főnökök, akiknek nagyobb a döntési jogköre, utólag átadják másnak a feladatukat, ha nem készül RASIC vagy RACI-tábla. Előfordul, hogy bizonyos feladatokat soha senki nem végez el, csak mert nem mennek le olyan mélyre, hogy a konkrét munkaelosztást és a felelősségeket megbeszéljék. Ilyenkor lehet hallani, hogy nem is a mi dolgunk. Sokszor csak akkor tűnik fel, hogy egy feladat elmaradt, amikor már késő, amikor már kritikus.

Így lehetne összefoglalni a RACI táblázat lényegét. Ez az idézet Az ifjú projekttitián könyvből származik.

Nézzünk egy példát, hogy hogyan illetve mikor alkalmazd:

RACI mátrix példa

RACI mátrix jelentése egyszerűen:

  • R: responsible, vagyis ki végzi el a feladatot.
  • A: accountable, approve vagyis kit vesznek elő, ha baj van. 
  • C: consulted, vagyis kivel kell beszélni a feladatról.
  • I: informed, vagyis kit kell informálni a feladat előrehaladásáról.
RACI mátrix, azaz a felelősségi mátrix

RACI mátrix jelentése pontokba szedve

„R” – Responsible – Felelős

A feladat elvégzéséért felelős személy, aki megcsinálja a munkát. Felelős a tevékenységek megfelelő végrehajtásáért, a követelmények teljesítéséért. Jogosult a szükséges támogatást megkapni a többi projektcsapat tagjától. Minden feladathoz pontosan egy felelős tartozik.

„A” – Approve – Jóváhagyó

Végsősoron felelős a küldetés vagy feladat helyes és alapos befejezéséért, neki kell jóváhagynia az adott dokumentumot, a termék beszerzését stb. Minden feladathoz legalább egy jóváhagyó szükséges. Különleges eset, ha a felelős (R) és a jóváhagyó (A) egy és ugyanaz a személy.

„C” – Consulted – Konzulens

Kivel kell beszélni, mielőtt végrehajtjuk a feladatot, mert vagy adata van, vagy véleménye, információja arról, hogyan is lenne érdemes nekilátni ennek a feladatnak.

„I” – Informed – Informálandó

Bizonyos csapattagokat vagy a kapcsolódó részlegeket, a menedzsmentet szükséges tájékoztatni a feladat állásáról, befejezéséről. Nekik valamely ok miatt naprakésznek kell lenniük a haladás kapcsán. Feléjük egyirányú a kommunikáció, vagyis csak kapják az információt.

Van még több variáció, lehet például a RASIC is

Ebben az esetben, egy S betűvel egészül ki.

„S” – Supporting – Támogató

Aktív támogatásra kötelezett résztvevő. A projektcsapat ezen tagja proaktív módon segíti a végrehajtásért felelős személyt (R) a célok elérésében.

Mikor használj felelősség kiosztási mátrixot?

A RACI mátrix szinte minden projektet jól szolgál. Különösen akkor hasznos, ha a feladatok több erőforrást igényelnek, egyidejűleg futnak, vagy más feladatoktól függenek.

Íme néhány eset, amikor a RACI diagram hasznos lehet:

  • A döntéshozatal vagy a jóváhagyás folyamata megakadályozhatja (jobs stopper) a projektet.
  • Konfliktusok merülnek fel a feladatok tulajdonjogában vagy a döntéshozatalban.
  • A projekt munkaterhe nem oszlik el egyenletesen.
  • A csapat tagjai gyakran cserélődnek, így ha valaki új lép be a csapatba, időt lehet spórolni ezzel a dokumentummal 

Hogyan hozz létre felelősség kiosztási mátrixot?

A projektmenedzser feladata, hogy létrehozza első lépésként a fő dokumentumot, amit a WBS, és a fő időterv alapján határoz meg.
A bal oldali oszlopban kerül felsorolásra az összes feladat, mérföldkő.
Felső sorba odaírja a stakeholdereket, akik lehetnek külsők-belsők, nem név kell, hanem funkció, részlegek szerinti név…
Ezután rögzíti a megfelelő betűket a RACI mátrixban…
Majd  egyeztet a funkcióvezetőkkel, stakeholderekkel (belsővel, ha van megrendelő) és megkéri őket, hogy adjanak visszajelzést.
Ha ez megtörtént, akkor még a megrendelővel, beszállítóval kell egyeztetni a végleges RACI-ról.

Fontos figyelni!

  • Hiba lehet, ha minden egyes részletet rögzíteni akarsz a RACI mátrixban.
  • Igyekezz mindig a legfontosabb pontokat felvinni, és minél rövidebben és egyértelműbben megfogalmazni!
  • Ha rövidítéseket használsz, akkor bontsd ki, mert fél, vagy egy év múlva már kicserélődött jó pár projektcsapat tag.
  • Aki jóváhagyó, neki tényleg legyen hatásköre a döntéseket illetően.
  • Ha valaki túl sok mindenért felelős, akkor lehet túl sok munkát kapott.
  • Adott feladatra mindig egy R és A, ha nincs A akkor R a felelős a feladatért.
  • Túl sok C se legyen, mert az is lelassíthatja a munkát!

Ha már mestere vagy a RACI mátrixnak, akkor nézz körül az állások között!

Munkát keresel?
Töltsd fel az önéletrajzod!
Kattints ide!

Csilinkó Ádám
Szeretek projektekben dolgozni, mert változatosak. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Dolgoztam Németországban, Svédországban, Ausztriában és Japánban. A blog azért jött létre, hogy a tapasztalataimat, gondolataimat megosszam a projektmenedzsment és projektvezetés terén.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon

2,789RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen