RACI mátrix, azaz a felelősségi mátrix alkalmazása

Olvasási idő 3 perc

– Ezt az eszközt a felelősségek meghatározására hozták létre – ecsetelte Rob. – Egy projektben, ahol komplexebb feladatokat kell elvégezni, sokszor nem tiszta, melyik félnek mi a dolga… A táblázat nélkül is mindenki dolgozik, csak előfordulhat, hogy az adott kolléga nem érzi magát felelősnek a feladatért, csak “csinálgatja” a dolgát. Előfordul, hogy a cégnél a régi dolgozók és a főnökök, akiknek nagyobb a döntési jogköre, utólag átadják másnak a feladatukat, ha nem készül RASIC vagy RACI-tábla. Előfordul, hogy bizonyos feladatokat soha senki nem végez el, csak mert nem mennek le olyan mélyre, hogy a konkrét munkaelosztást és a felelősségeket megbeszéljék. Ilyenkor lehet hallani, hogy nem is a mi dolgunk. Sokszor csak akkor tűnik fel, hogy egy feladat elmaradt, amikor már késő, amikor már kritikus.

Így lehetne összefoglalni a RACI táblázat lényegét. Ez az idézet Az ifjú projekttitián könyvből származik.

Mindenki tudja nálatok a dolgát a projektben?

Nézzünk egy példát, hogy hogyan illetve mikor alkalmazd:

RACI mátrix példa

RACI mátrix jelentése egyszerűen:

  • R: responsible, vagyis ki végzi el a feladatot.
  • A: accountable, approve vagyis kit vesznek elő, ha baj van. 
  • C: consulted, vagyis kivel kell beszélni a feladatról.
  • I: informed, vagyis kit kell informálni a feladat előrehaladásáról.
RACI mátrix, azaz a felelősségi mátrix

RACI mátrix jelentése pontokba szedve

„R” – Responsible – Felelős

A feladat elvégzéséért felelős személy, aki megcsinálja a munkát. Felelős a tevékenységek megfelelő végrehajtásáért, a követelmények teljesítéséért. Jogosult a szükséges támogatást megkapni a többi projektcsapat tagjától. Minden feladathoz pontosan egy felelős tartozik.

„A” – Approve – Jóváhagyó

Végsősoron felelős a küldetés vagy feladat helyes és alapos befejezéséért, neki kell jóváhagynia az adott dokumentumot, a termék beszerzését stb. Minden feladathoz legalább egy jóváhagyó szükséges. Különleges eset, ha a felelős (R) és a jóváhagyó (A) egy és ugyanaz a személy.

„C” – Consulted – Konzulens

Kivel kell beszélni, mielőtt végrehajtjuk a feladatot, mert vagy adata van, vagy véleménye, információja arról, hogyan is lenne érdemes nekilátni ennek a feladatnak.

„I” – Informed – Informálandó

Bizonyos csapattagokat vagy a kapcsolódó részlegeket, a menedzsmentet szükséges tájékoztatni a feladat állásáról, befejezéséről. Nekik valamely ok miatt naprakésznek kell lenniük a haladás kapcsán. Feléjük egyirányú a kommunikáció, vagyis csak kapják az információt.

Van még több variáció, lehet például a RASIC is

Ebben az esetben, egy S betűvel egészül ki.

„S” – Supporting – Támogató

Aktív támogatásra kötelezett résztvevő. A projektcsapat ezen tagja proaktív módon segíti a végrehajtásért felelős személyt (R) a célok elérésében.

Mikor használj felelősség kiosztási mátrixot?

A RACI mátrix szinte minden projektet jól szolgál. Különösen akkor hasznos, ha a feladatok több erőforrást igényelnek, egyidejűleg futnak, vagy más feladatoktól függenek.

Íme néhány eset, amikor a RACI diagram hasznos lehet:

  • A döntéshozatal vagy a jóváhagyás folyamata megakadályozhatja (jobs stopper) a projektet.
  • Konfliktusok merülnek fel a feladatok tulajdonjogában vagy a döntéshozatalban.
  • A projekt munkaterhe nem oszlik el egyenletesen.
  • A csapat tagjai gyakran cserélődnek, így ha valaki új lép be a csapatba, időt lehet spórolni ezzel a dokumentummal 

Hogyan hozz létre felelősség kiosztási mátrixot?

A projektmenedzser feladata, hogy létrehozza első lépésként a fő dokumentumot, amit a WBS, és a fő időterv alapján határoz meg.
A bal oldali oszlopban kerül felsorolásra az összes feladat, mérföldkő.
Felső sorba odaírja a stakeholdereket, akik lehetnek külsők-belsők, nem név kell, hanem funkció, részlegek szerinti név…
Ezután rögzíti a megfelelő betűket a RACI mátrixban…
Majd  egyeztet a funkcióvezetőkkel, stakeholderekkel (belsővel, ha van megrendelő) és megkéri őket, hogy adjanak visszajelzést.
Ha ez megtörtént, akkor még a megrendelővel, beszállítóval kell egyeztetni a végleges RACI-ról.

Fontos figyelni!

  • Hiba lehet, ha minden egyes részletet rögzíteni akarsz a RACI mátrixban.
  • Igyekezz mindig a legfontosabb pontokat felvinni, és minél rövidebben és egyértelműbben megfogalmazni!
  • Ha rövidítéseket használsz, akkor bontsd ki, mert fél, vagy egy év múlva már kicserélődött jó pár projektcsapat tag.
  • Aki jóváhagyó, neki tényleg legyen hatásköre a döntéseket illetően.
  • Ha valaki túl sok mindenért felelős, akkor lehet túl sok munkát kapott.
  • Adott feladatra mindig egy R és A, ha nincs A akkor R a felelős a feladatért.
  • Túl sok C se legyen, mert az is lelassíthatja a munkát!

Ha már mestere vagy a RACI mátrixnak, akkor nézz körül az állások között!

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,876RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen