Státuszriport, státuszjelentés. Jó lesz, meglátod!

Olvasási idő 4 perc

Ha előre elkészíted, nem lesz akkora nyűg. Kezdd mindig a nehezebbel! A státuszriport pont egy olyan dolog, amit nem szeretünk elkészíteni. Vedd rá magad, hogy azzal indítsd a napot, ha kell állítsd be a naptáradba! Sokkal jobb érzés előbb végezni vele, mint tologatni magad előtt.

Nem egy programot fogok bemutatni, nem egy csillogó villogó ppt-t excel táblát, hanem egy egyoldalas dokumentumot, amiből az alapot könnyedén elsajátítod.

Először olvass egy kis részletet Az ijfú projekttitán című könyvből, utána meg jöhet a bejegyzés többi része!

**********

Alex kedden reggel kapott egy e-mailt a főnöke titkárnőjétől.

Kedves Alex,

Mostantól háromhetenként minden csütörtökön státuszmegbeszélést tartunk a projektről a menedzsmenttel.

Kérlek erre a megbeszélésre mindig készítsd el a státuszriportot, és legkésőbb szerda délig küldd el nekem. (A riportot pedig mentsd ebbe a megadott mappába. Kattints rá és a mappa megjelenik, ahova a dokumentumot mentened kell.)

Köszönöm:

Júlia

Alex hümmögve vette tudomásul, hogy háromhetente lesz egy kiemelt meetingje, a projektről jelentenie kell a feletteseinek. Nem tudta, örüljön-e, hogy a projektje ennyire fontos a cégnek. Azzal győzködte magát, legalább megtanulja, hogyan is kell státuszriportot készíteni és hogyan néz ki egy státuszmeeting.

Azt tudta, hogy az utóbbi egy megbeszélés, ahol áttekintik a projekt aktuális állapotát, hogy hol tartanak. Ez tulajdonképpen le van írva a státuszriportban, és ha itt elakadást, kockázatot vagy problémát jelez, akkor erről a menedzsment mindig kér még további részleteket, és együtt megbeszélik, hogyan lesz megoldva.

Ennek a jelentésnek a lényege, hogy nem kell és nem is szabad túl mélyen a projekt részleteibe belemenni, hiszen a státiszmeetingen majd mindenki rákérdez az őt érdeklő pontokra.

Alex megnyitott a gépén egy ilyen dokumentumsablont. Ez is táblázatos volt, mint a megbeszélés jegyzőkönyv, de semmi másban nem hasonlított rá. A projekt mérföldköveit tartalmazta, valamint néhány fontosabb alfeladatot, és színnel kellett jelölni, hogyan alakul az adott folyamat, valamint megjegyzésként a fontosabb információkat leírni, ha valami nem a terv szerint haladt.

Alexnak tetszett a színkód, mert egyértelműen jelezte, hogy áll a feladat:

A piros szín azt jelenti, hogy a feladathoz kockázat, probléma kapcsolódik, javító intézkedésekre van szükség, de ez az intézkedés még nem definiált, vagy még nincs folyamatban. A megoldás még nincs bevezetve.

A sárga állapot abban különbözik a pirostól, hogy már azonosították a korrekciós intézkedéseket, és akár folyamatban is vannak. Ezeknél a feladatoknál az a cél, hogy a projekt a kiindulópontként beállított paraméterekbe visszatérjen. A kockázatot és a problémát kezelik.

A zöld állapot azt jelzi, hogy nincs kockázat vagy probléma, jelenleg nincs szükség közbeavatkozásra. A feladat ráfordításigényét a tervezett időbeli és költségvetési tűréshatárok közé becsüljük.

Mit csináljak, ha egy ideje nem haladunk egy ponttal a projektben?

Az őrlőgép beállítási terve hetek óta nem haladt. Nem volt ugyan kritikus tevékenység, Alexet mégis idegesítette, hogy nem készült el, mert úgy látta, később kevesebb idő áll majd rendelkezésre, hogy befejezzék. Végül mégis megemlítette Robnak.

– Nem tudom eldönteni, aggódjak-e vagy sem – tette hozzá Alex.

– Nagyon jól tetted, hogy megemlítetted – mondta Rob. – Ha hosszabb ideje nem történik előrehaladás egy témában, jelezni kell a projektvezetőnek.

– Igen, ezt nevezik eszkalációnak, ugye?

– Pontosan.

– Ha hiába teszel meg mindent, mégsem történik semmi, ha érdekek ütköznek, ha a felek nem jutnak közös döntésre, azaz ha rajtad kívülálló ok miatt nem halad egy feladat, értesíteni kell a feletteseidet. Elmagyarázod nekik, mi a helyzet, ők pedig a segítségedre lesznek, és amennyire kell, bekapcsolódnak.

Alex egy pontot jelzett pirossal.

A státuszriport, státuszjelentés azért hasznos számodra, hogy megmutasd a projekt aktuális állapotát. Jelöld három színnel mindig a feladatok állapotát!
A státuszriport, státuszjelentés azért hasznos számodra, hogy megmutasd a projekt aktuális állapotát. Jelöld három színnel mindig a feladatok állapotát! A kép Az ifjú projekttitán könyvből származik. A lényeg látható rajta.

A másik telephelyről jelezték, hogy a végső dobozolórendszert egy hónapos csúszással szállítják. Azért lesz csúszás, mert ez a telephely a saját használt eszközeit adja át, tekintve, hogy ott új gépeket és eszközöket vesznek, a régiekre pedig nincsen szükség, holott ezek még kiválóan működnek.

A telephely vezetőinek most jutott csak eszébe, hogy hosszabban lesz szükségük a dobozolórendszerre, több terméket kell raktárra gyártaniuk, mint előzetesen számolták.

Alex ezzel a problémával nem tudott mit kezdeni; a gyártásvezetővel már egy ideje ment a vita, de nehezen jutottak dűlőre, mert mindkettejüknek szüksége volt az eszközökre. Két megoldást láttak megvalósíthatónak, de mindkettőnek költségvonzata volt:

– Alex minden műszakban két plusz hangyacsapatot állít be csomagolni, amíg az eszközök meg nem érkeznek, vagy új eszközöket szereznek be.

Ez tényleg fontos, ne hagyd ki!

Állíts be emlékeztetőt a naptáradban, hogy a státuszriport készítésének ideje van. Ne told ki a legvégsőkig! Nem szereted, húzod, halasztod, kifogást találsz rá, hogy megírd… Viszont ha ezt kipipálod még a nap elején, akkor már egy nagy terhet vettél le a válladról, és nem tolod magad előtt ki tudja meddig.
Ha megcsináltad, ajándékozd meg magad a büfében egy csokival, vagy bármivel! Megérdemled!

Foglaljuk össze a státuszriportot!

Cégenként különböző formátumok léteznek a projekt státusztjelentésre. A lényeg, hogy informatív legyen, de ne túl sok információval, és legyen elég feltűnő, hogy el is olvassák. A legfontosabb, hogy ne másold ugyanazt a dolgot hétről hétre, ha semmi sem változik, akkor egy idő után ki fog bújni a szög a zsákból. Igyekezz mindig legalább három lényeges dolgot kiemelni!

Mit tartalmaz?

A státuszriport tartalmazza a projekt állapotáról szóló jelentést, az összes üzleti kritikus tartalmat, amely a projekt haladását veszélyezteti. Mondhatni egy pillanatfelvétel a projekt állapotáról.

Miért is használd?

Azon kívül, hogy a projekt megköveteli, különböző üzeneteket tudsz vele küldeni, hogy:

  • hol tart a projekt;
  • hol van elakadás;
  • hol kell segítség, hol szükséges eszkaláció;
  • megmutasd, milyen előrelépések vagy akadályok vannak az előző jelentéshez képest.
  • Végül pedig a jelzőlámpák által könnyen vizualizálható a státusz.

Mit tartalmazzon a státuszriport?

Legelőször is az a legjobb, ha ez egy egyoldalas összefoglaló, ami felfér a képernyőre és olvasható.
Jöjjenek a projekt építőelemeinek státuszáról az összefoglaló pontok:

  • Mérföldkövek kiemelése, és azoknak az elérési állapota.
  • A jelenlegi állapot és a jövőbeni előrejelzés színnel mutatása. Így látni lehet, hol lesz szükség támogatásra. (A múlt már megtörtént, de a jövőre még felkészülhetsz, amennyire csak lehet.)
  • És a fő TOP 3 téma legyen kiemelve, amik a legnagyobb kockázatot hordozzák magukban! 

A sátuszriportok a projekt kezdetén és végén zöldek. Közte ahol kizöldül, ott valaki valamit valószínűleg rejteget, vagy tényleg annyira jól dolgozik.

Kérhetnek hetente, kéthetente (biweekly), havi, vagy negyedéves státuszriportokat. Ezt a projekt határozza meg. 

Jaj ne, már megint írnom kell egyet!

Tudom milyen érzés megírni, összegyűjteni az adatokat, majd pedig prezentálni.

A legjobb állapotjelentések elszámoltathatóságot és felelősségvállalást teremtenek a csapaton belül. Felfedik a kérdéseket, enyhítik a kockázatokat, és mindenekelőtt biztosítják, hogy haladjon a projekt céljainak elérése felé.

HA jól rakod össze, akkor megmentheted magad egy súlyosabb hibától (és még dokumentáltad is magad).

Fontos pontok, amik megkönnyítik a megírását:

  • Már leadási, illetve megbeszélési határidő előtt pár nappal állj neki, mert annál jobban, rövidebben, de lényegretörően össze tudod készíteni az információkat.
  • Készítsd el a vázlatot, amiben begyűjtöd az adatokat! Később még iterálsz rajta. 
  • Tedd bele a jelzőlámpákat, hogy hogyan áll a projekt! Fogalmazd meg röviden, egy mondatban a lényeget!
  • Beszéld át a csapatoddal, vagy egyes tagjaival!
  • Nézd át még egyszer és kész is! Gratulálok!
Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,870RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen