SWOT elemzés. Mi a SWOT analízis és hogy hogyan alkalmazd azt megfelelően egy projekt esetében?

Olvasási idő 4 percA SWOT elemzés egy közismert stratégiai menedzsment technika a projektmenedzsment és más területeken is. A SWOT elemzés egy döntő eszköz, amely a jövedelmező stratégiák kikövetkeztetésében segíthet a vállalkozásod vagy projekted iparágában.

A projektmenedzsment esetében számtalanszor találkozni olyan esettel, amikor egyáltalán nem vagy helytelenül alkalmazzák a SWOT analízist. Valószínűleg a legtöbb döntéshozó úgy gondolja, hogy maga a SWOT akroníma (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) jelentésének tudása, már elég a módszer tartalmának megértéséhez, így a komolyabb jelentésekre már nincs is szükség.

Mit jelent a SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)?

A SWOT betűszó az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és veszélyeket jelenti. A SWOT analízis kritikus részeként ezek a kulcsfontosságú jellemzők, amelyeket egy adott helyzet leírására és megoldására kell felhasználnod.

A tényleges állapot elemzésének befejezése után a következő lépés egy olyan stratégia felépítése, amely tartalmazza az előre meghatározott cél eléréséhez szükséges összes tevékenységet.

SWOT elemzés készítése

A SWOT analíziseket különböző területen használják hatékonyan, például a termékpolitika kialakításában vagy a stratégiai projektmenedzsmentben is.

Az analízis készítése egy nagyon leegyszerűsített koncepció. Össze kell szedned egy SWOT táblázatba a lehető legtöbb pozitívumot és az erősségekkel, lehetőségekkel kell párosítanod, míg a negatívumokat a kockázatokkal és a hiányosságokkal vagy gyengeségekkel.

A SWOT elemzés lényegében arról szól, hogy felfedd azokat a dolgokat, amelyek egyértelműek, de lehet, hogy korábban még nem vettél észre és ezeket úgy alkalmazni, hogy sikeres legyen a céljaid elérése. Ez egy kitűnő megoldás lehet azoknak a munkacsoportok vagy csapatok számára, akik egy adott projekten dolgoznak.

  • Erősségek: Itt jelenik meg az összes pozitív megerősítés. Írj azokról az okokról, amelyekkel a csapatod sikeres lehet. Miben vagyunk jók? Miért vagyunk jobbak, mint a versenytársak? stb.
  • Gyengeségek: Ide kerülnek azok a tényezők, amelyek potenciálisan károsíthatják a projektet. Hol javíthatsz a munka-folyamaton? Miért lehetnek jobbak más vállalkozások? stb.
  • Lehetőségek: Tulajdonképpen bármit meg lehet nevezni lehetőségnek, ami segíteni tud a csapatodnak a sikerben.
  • Veszélyek: A cél annak a felismerése, hogy mi okozhat komolyabb kárt a projektnek. Bármi, ami akadályozza a csapatot abban, hogy kiemelkedően jó munkát végezzen.

SWOT elemzés példa

Sokan még most sem tudják pontosan miért és hogyan kell megfelelően egy SWOT analízist készíteni és alkalmazni azt a megfelelő stratégia szempontjából, ezért egy SWOT elemzés minta segítségével mutatjuk be ezt, az alábbiakban.

Tegyük fel, hogy részlegvezető beosztásban vagy egy sikeres vállalatnál és a legújabb feladatod, hogy létrehozz egy teljesen új részleget, amely a jövőben a vállalkozás projektmenedzsmentjével foglalkozik. Kapsz majd egy fiatal, dinamikus csapatot, akik a segítségedre lesznek a célok elérésében.

A céljaidat

  1. Egy olyan részleg felépítése, amely a cég döntő stratégiai projektjeit vezeti sikerre
  2. Kulcsfontosságú pozíció megszerzése az iparágban

A SWOT elemzés kutatási tárgya

Új projektmenedzsment részleg kialakítása a vállalaton belül

SWOT analízis

Erősségek

  • Fiatal, motivált alkalmazottak
  • Módszertani szakértelem
  • Az ügyvezetőknek jó a kapcsolatuk és a kommunikációjuk a vállalaton belül
  • Jó feladatmegoldó képesség számos területen

Gyengeségek / Hiányosságok

  • Tapasztalat hiánya
  • Nincs még kialakított munkafolyamat
  • Nincs még meg csapat

Lehetőségek (Mindig tedd fel a kérdést magadnak: mi javítana a jelenlegi helyzeten?)

  • Nagyobb projektek stratégiai irányítása
  • A részleg bővítése (idővel)
  • Az eredmények mérhető és fenntartható javulása

Veszélyek / Kockázatok (Mindig tedd fel a kérdést magadnak: mi rontana a jelenlegi helyzeten?)

  • Nincs további projektszerződés
  • Akadályok a cégen belül
  • Munkavállalói elégedetlenség

Mi a SWOT mátrix?

Minden elemzés vagy jelentés alapja a vizualizáció, így könnyebben megérted, hogy pontosan melyek azok a stratégiai alkalmazások, amelyekre szükséged lesz a siker eléréséhez. A SWOT mátrix-ot egy úgynevezett stratégiai blokkokat ábrázoló egyértelmű és tömör formában megjelenített elemzésként kell feltárnod.

Miután a fenti SWOT analízis példa alapján elkészítetted a sajátodat, eljött az ideje, hogy az összegyűjtött információkat alkalmazd és integráld egy SWOT mátrixba, de még mielőtt ezt elkezdenéd ejtsünk néhány szót magáról a mátrixról.

A fent említett négy tényező (erősségek, gyengeségek, lehetőségek és kockázatok) egy blokkba való kombinálása segíthetnek megtalálni a válaszokat a következő lényeges kérdésekre:

Erősségek / Lehetőségek kombinációja: Milyen erősségek felelnek meg lehetőségeidnek? Hogyan lehet az erősségeidet felhasználni az lehetőségeid realizálására?

Erősségek / Kockázatok kombinációja: Pontosan milyen kockázat kerülhetők el, melyik erősség segítségével? Hogyan lehet meglévő erősségeidet felhasználni bizonyos kockázatok előfordulásának megelőzésére?

Gyengeségek / Lehetőségek kombinációja: Milyen gyengeségek keletkezhetnek a lehetőségeid miatt? Hogyan lehet a gyengeségeidet erősségekké alakítani?

Gyengeségek / Kockázatok kombinációja: Hol vannak a hiányosságok és hogyan lehet megvédeni a vállalkozást a kockázatoktól?

Ezekre a kérdésekre adott válaszok, amelyek az egész elemzés eredményét képezik a projekted stratégiai alkalmazásához vezetnek és ezek kerülnek vizualizációra a mátrix blokkjaiba.

SWOT elemzés összefoglaló
Kattint a SWOT elemzés képre részletes megtekintéshez

A SWOT mátrix alkalmazása a fenti példára

Vegyük például a Gyengeségek / Lehetőségek blokkot. Itt ugye az a kérdés, hogy milyen hiányosságokkal számolhatsz a felmerülő lehetőségeid miatt és ezeket, hogyan tudod a csapatod erősségévé alakítani?

A már említett tapasztalat hiánya egyértelműen a lassabb, alacsonyabb működést hozza előtérbe. A projektmenedzsment részleged fiatal és motivált munkájának mérése és elemzése új perspektívákra hívhatja fel a cég vezetőit. Ez nagyon gyakran teljesen új tervekhez is vezethet, ami elősegíti a munkafolyamat javulását.

Tapasztalat hiánya, lassabb, alacsonyabb működés

  • mérhető és fenntartható javulás
  • új perspektívák

A céljaid első pontjának mielőbbi alkalmazását illetően meg kell osztanod ezeket a betekintéseket a főnököddel, hogy megfelelően és hatékonyan harcolhass a nagy stratégiai projektek sikeréért.

Eredmény: A tapasztalatlanság hiányosságait egy teljesen új lehetőséggé alakítottad át, amely hatékony a vállalat döntő és egyre nagyobb stratégiai projektjeit illetően! 

Konklúzió

A SWOT elemzés lépései és a mátrix helyes alkalmazása és használata számos előnyre és hátrányra hívhatja fel a figyelmed egy projekt kapcsán. Idővel a hátrányokat könnyedén előnnyé kovácsolhatod, így egyértelmű, hogy legyen szó egy közepes vagy akár egy nagyobb méretű cégről, a SWOT elemzés garantáltan segíteni fog a céljaid elérésében.

Ne csak egyszer csináld meg, hanem akár visszatérően is, mivel több dolog is változhat!

Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,843RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen