Mikor és hogyan alkalmazz virtuális asszisztenst a hatékonyság érdekében?

Olvasási idő 2 perc

Meg tudod mondani, hogy mikor készítettél utoljára alapos felmérést a vállalkozásod termelékenységéről? Ha őszinték vagyunk többségünk túl elfoglalt ahhoz, hogy időt szenteljen erre a nagyon is fontos feladatra. 

Szerencsére a modernkori technológia új lehetőséget biztosít neked, melyet a vállalkozók többsége ki is használ. A virtuális asszisztensek a vállalkozások mozgatórugói. De kik ezek a “mitikus lények”? Honnan tudhatod, ha szükséged van rájuk? És hogyan keress virtuális asszisztenst? 

Mi a virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztensek olyan egyéni vállalkozók, amelyeket cégek vagy magánszemélyek bíznak meg konkrét projektek és feladatok elvégzésére. Gyakran kezelnek olyan adminisztratív feladatokat, mint az adatbevitel, az e-mailek megválaszolása és az időbeosztás, de számos más területen is igénybe vehetőek.

A virtuális asszisztens tulajdonképpen bármilyen feladatra alkalmazható, amely elősegíti egy vállalkozás produktivitását. 

Mikor van szüksége vállalkozásodnak virtuális asszisztensre?

A vállalkozók gyakori hibája, hogy “ezt én is meg tudom csinálni” felfogásban működtetik a vállalkozásukat. Bár lehet, hogy igaz és tényleg sok mindenhez értesz, de a te időd is véges egy munkahét során, így egyes dolgokat kénytelen vagy elhanyagolni, míg más feladatokat előnybe részesíteni.

Íme néhány tipp annak megállapítására, hogy vállalkozásodnak szüksége van virtuális asszisztensi szolgáltatásokra: 

  1. Ha van egy listád a mindennap ismétlődő feladatokról, amelyeket rendszeresen elvégzel – napi 90 percet töltesz e-mailek megválaszolására? Vedd fel a listádra! Heti 30 perced megy rá a szállásfoglalásra? Add hozzá a listához. Napi 15 perc alatt töltöd ki a költségjelentéseket? Ez se maradjon le a listáról. Meglepő lehet számodra, hogy ezek a kicsinek tűnő rendszeres feladatok elvégzése mennyi időt vesznek el a vállalkozásodra fordított időből.
  2. Ha ismered a munkafolyamat minden lépését – általában jó, ha ismered azokat a feladatokat, amelyeket a virtuális asszisztensnek osztasz ki. Mivel a cél az, hogy az egyszerűnek mondható rendszeres feladatok lekerüljenek a mindennapi munkavégzések listádról nem árt, ha értesz is hozzájuk. Ez többek között segítséget nyújt neked abban is, hogy a megfelelő munkaerőt találd meg, akinek megvan a szükséges képzése a területen.
  3. Ha nincs szükséged teljes munkaidős segítségre – az apró feladatok elvégzése nem mindig kíván teljes munkaidőt. A virtuális asszisztensek alkalmazásának egyik nagy előnye, hogy gyakran nem teljes munkaidőben alkalmazzák őket. Heti néhány óra bőven elég a kisebb feladatok elvégzésére, így költséghatékonyabb is lehet egy virtuális asszisztens alkalmazása a vállalkozásod számára.

Adj fel itt álláshirdetést. Talád meg a virtuális asszisztensed!

A megfelelő virtuális asszisztens alkalmazása lépésről lépésre

1. Dokumentáld a feladatot

Kezd azzal, hogy jegyzetelj le minden lépést és információt a feladattal kapcsolatban, amelyet ki szeretnél szervezni. Írd le az egyes lépéseket, adj hozzá mentett képernyőképeket, ha szükséges. 

2. Hozz létre egy munkaköri leírást

Ez olyan eszközöket is tartalmazzon, amelyekben a virtuális asszisztensnek jártasnak kell lennie. Például az Excel, a PowerPoint vagy a G-mail. Írd le az előnyben részesített tapasztalati szinteket és készségeket is. 

3. Teszteld a jelentkezőket

Kérd meg, hogy a virtuális asszisztens válaszoljon néhány előre megírt teszt e-mailre, vagy ütemezze a feladatokat egy képzeletbeli naptárba. A képességeik tesztelésével képes leszel kiválasztani a feladatra legalkalmasabb virtuális asszisztenst.

4. Állásinterjú

Ha lehetséges, végezz állásinterjút személyesen vagy akár videokonferencián keresztül. Tegyél fel konkrét kérdéseket: “Hogyan kezeled a változó munkafeladatokat?”, “Hogyan osztod be a munkanapod?”, “Mondj nekem egy olyan példát, amikor munkahelyi stresszes helyzetbe kerültél. Hogyan reagáltál?”

Ezek a kérdések betekintést nyújtanak azokba a tulajdonságokba, amelyek nem szerepelnek a virtuális asszisztens önéletrajzában vagy az asszisztensi profilban.

A következő bejegyzésben arról lesz szó, hogy milyen feladatai lehetnek egy virtuális asszisztensnek.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,877RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen