A virtuális asszisztens feladatai – 5+1 példa részletesen

Olvasási idő 4 perc

A virtuális asszisztens feladatai

A virtuális asszisztens szolgáltatások kulcsfontosságú alkotóelemei az induló vállalkozásoknak vagy a korai szakaszban működő vállalatoknak. 

Ha egy kisvállalkozás kizárólagos tulajdonosa vagy, számos feladatot kell elvégezned, mielőtt a nap véget érne. Az üzleti szakértők szerint a professzionális és megbízható virtuális asszisztens nagyon fontos szerepet játszik egy vállalkozás mindennapi feladatainak elvégzésében.

A legjelentősebb munkaköri szerepek, ahol egy virtuális asszisztens helytállhat a te vállalkozásod növekedésében is, az alábbiak:

  1. Általános irodai asszisztens
  2. Szövegíró
  3. Keresőoptimalizálás és online marketing asszisztens
  4. Közösségi média asszisztens
  5. Webfejlesztő
  6. E-kereskedelmi feladatok

Amikor egy vállalkozás a növekedésére összpontosít, a virtuális asszisztensnek olyan feladatokra kell koncentrálnia, amelyek a vállalkozó idejét takarítják meg a siker érdekében. Alapvetően a virtuális asszisztenseket időmegtakarítás céljából kell alkalmaznod, hiszen az idő fontos árucikk az üzleti életben.

1. Általános irodai asszisztens feladatai

A munkaerő költségekhez hasonlóan az adminisztratív költségek is jelentős terhet jelentenek a kisvállalkozások számára. Az e-mailek kezelése, a bérszámfejtések, a számlázás és az értékesítési jelentések csökkenthetik azt az időt, amelyet az üzleted másik fontos részére fordítod. 

Az alábbi feladatok elvégzésére alkalmazhatsz egy általános irodai asszisztenst: 

  • Könyvelési és bérszámfejtési feladatok: órák kiszámítása, költségek összeadása, bérek frissítése
  • Recepciós feladatok: hívások fogadása, hangposta küldése és üzenetek ellenőrzése
  • Adatbázis-felépítés (értékesítés, kapcsolatok, CRM stb.)
  • Banki igények teljesítése, például számlák fizetése és pénzek átutalása
  • Számlák írása és küldése az ügyfelek számára
  • Heti jelentések elkészítése, benyújtása és bemutatása az értékesítésről
  • E-mailek ellenőrzése, válaszadás az ügyfelek kérdéseire és a levélszemét kezelése
  • Üdvözlőkártyák, meghívók, hírlevelek és köszönő üzenetek létrehozása és küldése
  • A fontos események naptárának létrehozása, frissítése és kezelése
  • Időpontok ütemezése ügyfelekkel, vállalkozásokkal és értékesítőkkel
  • .PDF fájlok konvertálása, egyesítése és felosztása
  • Képzési útmutatók elkészítése új alkalmazottak vagy távoli munkavállalók számára
  • Dokumentumok és más irodai anyagok korrektúrája
  • Grafikonok készítése a táblázatokból

2. Szövegíró feladatai

Az egyik legjobban terjedő mítosz az, hogy bárki írhat tartalmat. Ez az állítás hamis, ezért is vall kudarcot sok tartalommarketing projekt. Mint bármely más munka, a szövegírás is egy szakma. Folyamatos fejlődésre és tapasztalatra van szükség, hogy az elvárásoknak megfelelő szövegek szülessenek meg.

A szövegíró virtuális asszisztens feladatai lehetnek:

  • Cikkek és blogbejegyzések létrehozása
  • Sajtóközlemények és hírlevelek összeállítása
  • Tartalmi marketing anyagok, például infógrafikák vagy e-könyvek készítése
  • Brosúrák tervezése és a tartalom létrehozása
  • Opcionális cikkek írása és beküldése online magazinokba és weboldalakra
  • Esettanulmányok készítése
  • Interjúk a korábbi ügyfelekkel

3. A keresőoptimalizálás és online marketing asszisztens feladatai

A jövőbeli tervek teljesítése érdekében egy online vállalkozásnak komoly szerepet kell vállalnia az online marketingben is. A keresőoptimalizálás vagy az online marketing területén nagy tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens felbecsülhetetlen értékűnek bizonyul egy vállalkozása számára. Íme azok a feladatkörök, ahol egy online marketing asszisztens jeleskedhet:

  • Online marketing stratégia fejlesztése, frissítése és optimalizálása
  • Kulcsszó-kutatás a weboldal számára és blogtartalom elemzés elvégzése
  • A céloldalak beállításai és létrehozása
  • Mélyreható versenytárs-elemzés
  • Webhelytérkép elkészítése és a Google webmester eszközök beállításai, megfigyelése
  • Linképítési kampány indítása és felügyelése.
  • A heti és a havi Google Analytics jelentések nyomon követése
  • Reklámok megtervezése és megfelelő, nagy forgalmú webhelyek megtalálása a hirdetések elhelyezésére.

4. Közösségi média asszisztens feladatai

Minden évben növekvő tendenciát mutat a vállalatok közösségi média hirdetésekre szentelt kiadásai. Ma már a közösségi média marketing elengedhetetlenné vált az online vállalkozások növekedése szempontjából. A vállalkozás sokat spórolhat a hirdetési költségein, ha megfelelő közösségi média asszisztenst alkalmaz a közösségi oldal megosztásokhoz. 

A közösségi média asszisztens alapvető feladatai:

  • Közösségi média-fiókok létrehozása és karbantartása a Facebook-on, a Twitter-en és/vagy az Instagram-on
  • Részletes profilok készítése és linkek beillesztése a céges webhelyre
  • Bejegyzések írása, szerkesztése és megosztása a közösségi oldalakon
  • Alapos elemzések készítése a forgalomról
  • A vállalkozás versenytársainak megfigyelése a közösségi médiában
  • A legfontosabb beszélgetések, megosztások felkutatása, amelyek megfelelnek a vállalkozás üzenetének és marketing céljainak
  • Válaszol a feltett kérdésekre, megosztja a releváns információkat, megköszöni az ügyfeleknek a megjegyzéseket és vásárlásokat, valamint promóciókat tesz közzé
  • Futtasson sikeres közösségi média kampányokat

5. A webfejlesztő virtuális asszisztens feladatai

Bár a tartalomkezelő rendszerek sokkal könnyebbé tették egy weboldal létrehozásának folyamatát mégis ajánlatos, ha a webfejlesztést egy tapasztalt szakemberre bízod. Ezekhez kell értenie egy webfejlesztő virtuális asszisztensnek:

  • WordPress, Joomla webhelyek tervezése és fejlesztése
  • Technikai támogatás
  • WP és egyéb bővítmények vagy sablonok telepítése, testre szabása és frissítése
  • A webhely integritásának, a funkcionalitásának, valamint a biztonságának és a hibaelhárítás fenntartása
  • Fizetési és jegykezelő rendszerek telepítése és támogatása
  • Webes alkalmazások és programozási nyelvek, például HTML, CSS, JavaScript, JQuery és API integrálása a cég webhelyébe
  • A felhasználói felület és a böngészők közötti kompatibilitás kialakítása, az általános webes funkciók és a szabványok alkalmazása.
  • Rendszeres biztonsági mentések készítése az adatvesztés elkerülése érdekében.

A virtuális asszisztensek feladatainak listája hatalmas és nem ér véget itt. Számos projekthez alkalmazható virtuális asszisztens, így mindig az aktuális feladattól függ, hogy melyek a virtuális asszisztens munkaköri feladatai. Ha üzleti tevékenységed hatékonyan és kisebb költségekkel kívánod bővíteni, akkor a virtuális asszisztens alkalmazása a legjobb megoldás!

6. E-kereskedelmi feladatok

Aki online kereskedelemmel foglalkozik az tudja, hogy az e-kereskedelmi vállalkozások irányítása nem könnyű feladat, különösen így van ez a kis- és közepes méretű vállalkozásoknál. 

Egy e-kereskedelmi vállalkozónak nemcsak a vállalkozását kell vezetnie, hanem egy teljes online áruházát is megfelelően kell irányítania. Olykor frissítenie kell a meglévő termékeket, új termékeket kell hozzáadnia a termék-palettához, frissítenie kell az árakat, kezelnie kell az akciókat, kezelnie kell a szállítást és a lehető legjobb ügyféltámogatást is kell nyújtania.

Mint cégtulajdonos tudnod kell időt szakítani arra, amihez a legjobban értesz a vállalkozásod növekedése érdekében. Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy a rutin- és az adminisztratív feladatok nem fontosak. Mivel képtelenség minden feladatot elvégezned és a siker csak abban az esetben érhető el, ha a vállalkozásod minden téren a maximálisat nyújtja a vásárlóid számára, így elengedhetetlenné válik a külsős munkaerő beépítése a stratégiádba.

Az alábbiakban hat olyan e-kereskedelmi feladat található, amelyeket nyugodtan kiszervezhetsz a virtuális asszisztens számára:

1. Ügyfélszolgálat 

A sikeres működéshez elégedett ügyfélköröd kell legyen, ami időigényes munka. A jó ügyfélszolgálati képességekkel rendelkező virtuális asszisztens telefonon, élő chat-en, e-mailben és a közösségi médián keresztül is válaszolhat az ügyfelek kérdéseire. 

A tapasztalt virtuális asszisztens a minőségi kommunikáció útján vezetheti az értékesítési folyamatot, növelve a konverziós arányokat azáltal, hogy személyes támogatást kínál vásárláskor. 

2. A megrendelések feldolgozása

A virtuális asszisztens könnyedén kezelheti a vállalkozásod megrendeléseinek feldolgozását, beleértve a megrendelés felvételét, a szállítást és a számlázást is. A megfelelő tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens összeállítja a megrendeléseket, vevői számlákat küld ki és egyéb napi feladatokat old meg a beszerzéssel és az eladással kapcsolatban.

3. A visszatérítések és cserék

A termékekkel való problémák kezelése kulcsfontosságú feladat, hiszen a visszatérő vásárlókra alapoznod kell az e-kereskedelmi vállalkozásod. Ebben az esetben a virtuális asszisztens kezeli a termékek visszaküldését és cseréjét Á-tól Z-ig. Közvetlenül e-mailben kommunikál az ügyfelekkel és a beszállítókkal a termékvisszatérítésekről, cserékről és a pénzvisszafizetésekről.

4. A készlet kezelése

Ha a virtuális asszisztens jártas a készletgazdálkodásban, akkor hatalmas idő- és pénz megtakarítást jelent a vállalkozásod számára. A virtuális asszisztens figyelemmel kísérheti a készlet-mennyiségeket, frissítheti a webhelyet a termékekkel kapcsolatban és tudatja veled, hogy mikor kell egyes termékeket beszerezned a beszállítóktól.

5. A webáruház karbantartása

A megfelelő képesítéssel rendelkező virtuális asszisztens biztosítja, hogy a webáruházad zavartalan vásárlási élményt kínáljon ügyfeleidnek.

6. Sajtóközlemények írása és benyújtása

Ha a virtuális asszisztens rendelkezik megfelelő készségekkel a szövegírás területén, akkor megírhatja a sajtóközleményeket és elküldheti azokat a megfelelő szerkesztőségekhez. Lényegesen több látogatóra számíthat webáruházad ezzel az egyszerű, de mégis hatékony szolgáltatás igénybevételével, ami könnyedén konvertálhatja a látogatókat vásárlóvá.

Ádám
Gépészmérnök vagyok, projektúttörő és projektszemlélet formáló. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,870RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen