A virtuális asszisztens feladatai – 5+1 példa részletesen

Olvasási idő 4 perc

A virtuális asszisztens feladatai

A virtuális asszisztens szolgáltatások kulcsfontosságú alkotóelemei az induló vállalkozásoknak vagy a korai szakaszban működő vállalatoknak. 

Ha egy kisvállalkozás kizárólagos tulajdonosa vagy, számos feladatot kell elvégezned, mielőtt a nap véget érne. Az üzleti szakértők szerint a professzionális és megbízható virtuális asszisztens nagyon fontos szerepet játszik egy vállalkozás mindennapi feladatainak elvégzésében.

A legjelentősebb munkaköri szerepek, ahol egy virtuális asszisztens helytállhat a te vállalkozásod növekedésében is, az alábbiak:

  1. Általános irodai asszisztens
  2. Szövegíró
  3. Keresőoptimalizálás és online marketing asszisztens
  4. Közösségi média asszisztens
  5. Webfejlesztő
  6. E-kereskedelmi feladatok

Amikor egy vállalkozás a növekedésére összpontosít, a virtuális asszisztensnek olyan feladatokra kell koncentrálnia, amelyek a vállalkozó idejét takarítják meg a siker érdekében. Alapvetően a virtuális asszisztenseket időmegtakarítás céljából kell alkalmaznod, hiszen az idő fontos árucikk az üzleti életben.

1. Általános irodai asszisztens feladatai

A munkaerő költségekhez hasonlóan az adminisztratív költségek is jelentős terhet jelentenek a kisvállalkozások számára. Az e-mailek kezelése, a bérszámfejtések, a számlázás és az értékesítési jelentések csökkenthetik azt az időt, amelyet az üzleted másik fontos részére fordítod. 

Az alábbi feladatok elvégzésére alkalmazhatsz egy általános irodai asszisztenst: 

  • Könyvelési és bérszámfejtési feladatok: órák kiszámítása, költségek összeadása, bérek frissítése
  • Recepciós feladatok: hívások fogadása, hangposta küldése és üzenetek ellenőrzése
  • Adatbázis-felépítés (értékesítés, kapcsolatok, CRM stb.)
  • Banki igények teljesítése, például számlák fizetése és pénzek átutalása
  • Számlák írása és küldése az ügyfelek számára
  • Heti jelentések elkészítése, benyújtása és bemutatása az értékesítésről
  • E-mailek ellenőrzése, válaszadás az ügyfelek kérdéseire és a levélszemét kezelése
  • Üdvözlőkártyák, meghívók, hírlevelek és köszönő üzenetek létrehozása és küldése
  • A fontos események naptárának létrehozása, frissítése és kezelése
  • Időpontok ütemezése ügyfelekkel, vállalkozásokkal és értékesítőkkel
  • .PDF fájlok konvertálása, egyesítése és felosztása
  • Képzési útmutatók elkészítése új alkalmazottak vagy távoli munkavállalók számára
  • Dokumentumok és más irodai anyagok korrektúrája
  • Grafikonok készítése a táblázatokból

2. Szövegíró feladatai

Az egyik legjobban terjedő mítosz az, hogy bárki írhat tartalmat. Ez az állítás hamis, ezért is vall kudarcot sok tartalommarketing projekt. Mint bármely más munka, a szövegírás is egy szakma. Folyamatos fejlődésre és tapasztalatra van szükség, hogy az elvárásoknak megfelelő szövegek szülessenek meg.

A szövegíró virtuális asszisztens feladatai lehetnek:

  • Cikkek és blogbejegyzések létrehozása
  • Sajtóközlemények és hírlevelek összeállítása
  • Tartalmi marketing anyagok, például infógrafikák vagy e-könyvek készítése
  • Brosúrák tervezése és a tartalom létrehozása
  • Opcionális cikkek írása és beküldése online magazinokba és weboldalakra
  • Esettanulmányok készítése
  • Interjúk a korábbi ügyfelekkel

3. A keresőoptimalizálás és online marketing asszisztens feladatai

A jövőbeli tervek teljesítése érdekében egy online vállalkozásnak komoly szerepet kell vállalnia az online marketingben is. A keresőoptimalizálás vagy az online marketing területén nagy tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens felbecsülhetetlen értékűnek bizonyul egy vállalkozása számára. Íme azok a feladatkörök, ahol egy online marketing asszisztens jeleskedhet:

  • Online marketing stratégia fejlesztése, frissítése és optimalizálása
  • Kulcsszó-kutatás a weboldal számára és blogtartalom elemzés elvégzése
  • A céloldalak beállításai és létrehozása
  • Mélyreható versenytárs-elemzés
  • Webhelytérkép elkészítése és a Google webmester eszközök beállításai, megfigyelése
  • Linképítési kampány indítása és felügyelése.
  • A heti és a havi Google Analytics jelentések nyomon követése
  • Reklámok megtervezése és megfelelő, nagy forgalmú webhelyek megtalálása a hirdetések elhelyezésére.

4. Közösségi média asszisztens feladatai

Minden évben növekvő tendenciát mutat a vállalatok közösségi média hirdetésekre szentelt kiadásai. Ma már a közösségi média marketing elengedhetetlenné vált az online vállalkozások növekedése szempontjából. A vállalkozás sokat spórolhat a hirdetési költségein, ha megfelelő közösségi média asszisztenst alkalmaz a közösségi oldal megosztásokhoz. 

A közösségi média asszisztens alapvető feladatai:

  • Közösségi média-fiókok létrehozása és karbantartása a Facebook-on, a Twitter-en és/vagy az Instagram-on
  • Részletes profilok készítése és linkek beillesztése a céges webhelyre
  • Bejegyzések írása, szerkesztése és megosztása a közösségi oldalakon
  • Alapos elemzések készítése a forgalomról
  • A vállalkozás versenytársainak megfigyelése a közösségi médiában
  • A legfontosabb beszélgetések, megosztások felkutatása, amelyek megfelelnek a vállalkozás üzenetének és marketing céljainak
  • Válaszol a feltett kérdésekre, megosztja a releváns információkat, megköszöni az ügyfeleknek a megjegyzéseket és vásárlásokat, valamint promóciókat tesz közzé
  • Futtasson sikeres közösségi média kampányokat

5. A webfejlesztő virtuális asszisztens feladatai

Bár a tartalomkezelő rendszerek sokkal könnyebbé tették egy weboldal létrehozásának folyamatát mégis ajánlatos, ha a webfejlesztést egy tapasztalt szakemberre bízod. Ezekhez kell értenie egy webfejlesztő virtuális asszisztensnek:

  • WordPress, Joomla webhelyek tervezése és fejlesztése
  • Technikai támogatás
  • WP és egyéb bővítmények vagy sablonok telepítése, testre szabása és frissítése
  • A webhely integritásának, a funkcionalitásának, valamint a biztonságának és a hibaelhárítás fenntartása
  • Fizetési és jegykezelő rendszerek telepítése és támogatása
  • Webes alkalmazások és programozási nyelvek, például HTML, CSS, JavaScript, JQuery és API integrálása a cég webhelyébe
  • A felhasználói felület és a böngészők közötti kompatibilitás kialakítása, az általános webes funkciók és a szabványok alkalmazása.
  • Rendszeres biztonsági mentések készítése az adatvesztés elkerülése érdekében.

A virtuális asszisztensek feladatainak listája hatalmas és nem ér véget itt. Számos projekthez alkalmazható virtuális asszisztens, így mindig az aktuális feladattól függ, hogy melyek a virtuális asszisztens munkaköri feladatai. Ha üzleti tevékenységed hatékonyan és kisebb költségekkel kívánod bővíteni, akkor a virtuális asszisztens alkalmazása a legjobb megoldás!

6. E-kereskedelmi feladatok

Aki online kereskedelemmel foglalkozik az tudja, hogy az e-kereskedelmi vállalkozások irányítása nem könnyű feladat, különösen így van ez a kis- és közepes méretű vállalkozásoknál. 

Egy e-kereskedelmi vállalkozónak nemcsak a vállalkozását kell vezetnie, hanem egy teljes online áruházát is megfelelően kell irányítania. Olykor frissítenie kell a meglévő termékeket, új termékeket kell hozzáadnia a termék-palettához, frissítenie kell az árakat, kezelnie kell az akciókat, kezelnie kell a szállítást és a lehető legjobb ügyféltámogatást is kell nyújtania.

Mint cégtulajdonos tudnod kell időt szakítani arra, amihez a legjobban értesz a vállalkozásod növekedése érdekében. Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy a rutin- és az adminisztratív feladatok nem fontosak. Mivel képtelenség minden feladatot elvégezned és a siker csak abban az esetben érhető el, ha a vállalkozásod minden téren a maximálisat nyújtja a vásárlóid számára, így elengedhetetlenné válik a külsős munkaerő beépítése a stratégiádba.

Az alábbiakban hat olyan e-kereskedelmi feladat található, amelyeket nyugodtan kiszervezhetsz a virtuális asszisztens számára:

1. Ügyfélszolgálat 

A sikeres működéshez elégedett ügyfélköröd kell legyen, ami időigényes munka. A jó ügyfélszolgálati képességekkel rendelkező virtuális asszisztens telefonon, élő chat-en, e-mailben és a közösségi médián keresztül is válaszolhat az ügyfelek kérdéseire. 

A tapasztalt virtuális asszisztens a minőségi kommunikáció útján vezetheti az értékesítési folyamatot, növelve a konverziós arányokat azáltal, hogy személyes támogatást kínál vásárláskor. 

2. A megrendelések feldolgozása

A virtuális asszisztens könnyedén kezelheti a vállalkozásod megrendeléseinek feldolgozását, beleértve a megrendelés felvételét, a szállítást és a számlázást is. A megfelelő tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens összeállítja a megrendeléseket, vevői számlákat küld ki és egyéb napi feladatokat old meg a beszerzéssel és az eladással kapcsolatban.

3. A visszatérítések és cserék

A termékekkel való problémák kezelése kulcsfontosságú feladat, hiszen a visszatérő vásárlókra alapoznod kell az e-kereskedelmi vállalkozásod. Ebben az esetben a virtuális asszisztens kezeli a termékek visszaküldését és cseréjét Á-tól Z-ig. Közvetlenül e-mailben kommunikál az ügyfelekkel és a beszállítókkal a termékvisszatérítésekről, cserékről és a pénzvisszafizetésekről.

4. A készlet kezelése

Ha a virtuális asszisztens jártas a készletgazdálkodásban, akkor hatalmas idő- és pénz megtakarítást jelent a vállalkozásod számára. A virtuális asszisztens figyelemmel kísérheti a készlet-mennyiségeket, frissítheti a webhelyet a termékekkel kapcsolatban és tudatja veled, hogy mikor kell egyes termékeket beszerezned a beszállítóktól.

5. A webáruház karbantartása

A megfelelő képesítéssel rendelkező virtuális asszisztens biztosítja, hogy a webáruházad zavartalan vásárlási élményt kínáljon ügyfeleidnek.

6. Sajtóközlemények írása és benyújtása

Ha a virtuális asszisztens rendelkezik megfelelő készségekkel a szövegírás területén, akkor megírhatja a sajtóközleményeket és elküldheti azokat a megfelelő szerkesztőségekhez. Lényegesen több látogatóra számíthat webáruházad ezzel az egyszerű, de mégis hatékony szolgáltatás igénybevételével, ami könnyedén konvertálhatja a látogatókat vásárlóvá.

Ádám
Szeretek projektekben dolgozni, mert változatosak. Két ugyanolyan projekt sosincs. Ha lenne, azt már nem projektnek neveznénk. Dolgoztam Németországban, Svédországban, Ausztriában és Japánban. A blog azért jött létre, hogy a tapasztalataimat, gondolataimat megosszam a projektmenedzsment és projektvezetés terén.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Kövess minket Facebookon!

2,842RajongókTetszik

Projekttudástár véletlenszerűen